Saiba como reduzir custos operacionais e ter maior retorno em sua frota

Os altos custos envolvidos no gerenciamento da frota de veículos de uma transportadora é certamente um dos pontos que mais pesam no orçamento das empresas. O custo operacional é um ponto de atenção para os gestores, especialmente quando a empresa está diante de situações envolvendo falhas, desperdício de recursos e desorganização.

Por outro lado, quando a gestão desenvolvida é eficiente, reduzir custos se torna muito mais fácil. Com isso, a empresa consegue ter um retorno maior sobre a sua frota, além de liberar um capital importante para ser investido em outras atividades estratégicas.

A grande questão que surge é sobre o que fazer para reduzir custos operacionais nos transportes. Se você também tem essa dúvida, é hora de esclarecê-la. A seguir, listamos informações e dicas que o ajudarão nessa redução de gastos. Continue a leitura e descubra!

O que é custo operacional na gestão de frotas?

São chamados de custos operacionais todos aqueles gastos diretamente atrelados à atividade-fim da empresa. Assim, o custo operacional na gestão de frotas representa todas as despesas necessárias para que a frota funcione, como por exemplo, gastos com manutenção, tributos e combustível.

Ao controlar e gerir os custos operacionais da atividade da empresa, ela se torna mais segura, já que é possível entender a situação da operação, projetar cenários e estabelecer medidas para mitigação de riscos.

Isso porque o controle adequado dos custos operacionais permite identificar problemas a tempo de solucioná-los, otimizando processos, corrigindo falhas e melhorando o desempenho da frota.

Para saber como reduzir custos operacionais na gestão de frotas, o primeiro passo é conhecê-los. A seguir apresentamos os principais componentes desses custos. Confira!

Quais são os principais componentes desse custo?

O custo operacional para gestão de frotas poderá variar de uma empresa para outra, mas, em linhas gerais, alguns custos são comuns a todas. A seguir, selecionamos e explicamos melhor cada um desses custos.

Combustível

O combustível é, sem sombra de dúvidas, um dos custos que mais gera preocupação nos gestores de frotas, especialmente em razão dos aumentos frequentes e imprevisíveis. Em algumas empresas esse custo pode representar quase 40% dos custos totais para operação da frota.

Como não há muito o que fazer em relação ao preço, a orientação é que o gestor controle os indicadores, mantendo registro do preço do litro, da quantidade de litros consumidos, da autonomia dos veículos e da quilometragem percorrida.

O controle desses indicadores permite ter uma visão geral da performance e do consumo. Conhecer, por exemplo, a avaliação de gasto do litro por quilômetro é essencial para entender a eficiência do veículo e eventuais estratégias que possam ser adotadas para melhorar essa eficiência.

Entre as ações utilizadas para minimizar o custo com combustível, estão:

• realização de manutenções preventivas nos veículos;
• uso de sistemas de roteirização visando reduzir a quilometragem;
• controle do nível de ociosidade do motor;
• controle do peso da carga;
• treinamento dos motoristas para que ele pratiquem a chamada “condução econômica”;
• acompanhamento constante para frota e renovação de veículos sempre que for necessário e viável.

Manutenção dos veículos

O segundo custo que pode representar aproximadamente 20% do custo é com manutenção dos veículos da frota. Aqui, falamos principalmente dos gastos com pneus, mas a orientação é manter a manutenção preventiva de todo veículo em dia.

O gestor precisa manter o veículo disponível e isso só é garantido se as manutenções preventivas forem realizadas. Elas são indispensáveis e impactam na prevenção de acidentes, na redução de custos e na disponibilidade operacional.

Por isso, a mesmo forma de evitar custos adicionais com manutenções inesperadas é criando um plano de manutenção preventiva adequado.

Documentos

Os custos com documentos também integram os custos operacionais na gestão da frota. Aqui, estão incluídos custos com tributos como IPVA e DPVAT, seguro e todas as certificações necessárias para que o veículo possa circular.

Depreciação

Outro custo associado à gestão de frotas é a depreciação. Os veículos sofrem um desgaste natural e a sua perda de valor de mercado precisa ser levada em consideração pelo gestor. Neste sentido, a empresa deve estar preparada para este custo porque ele vai significar a necessidade de manutenções e eventualmente a de renovação da frota.

Contabilizar a depreciação e entender o impacto que ela vai trazer a longo prazo é um custo operacional, mesmo que não esteja presente no dia a dia de forma tão clara, ele impacta as finanças a longo prazo.

Treinamentos

O treinamento dos motoristas é outro custo operacional importante — ou, pelo menos, deveria ser. A forma como o motorista conduz o veículo tem impacto direto nos custos mencionados até agora, até mesmo no que diz respeito à depreciação do veículo.

Desta forma, o treinamento constante é um ponto de atenção que deve fazer parte dos custos operacionais da empresa. Além disso, a direção inadequada pode aumentar o risco de acidentes, ocorrência de multas, aumento no gasto de pneus, entre outros.

Custos ocultos

Alguns gestores deixam de considerar os custos ocultos quando estão montando o custo operacional da gestão de frotas. Entretanto, eles são extremamente importantes na avaliação de custos das empresas.

São chamados de ocultos todos aqueles custos que não se consegue perceber nitidamente, mas que existem e afetam a margem de lucro e a eficiência da frota.

Entre eles podemos destacar, por exemplo, a ociosidade do motor, a eventual indisponibilidade do veículo, o planejamento inadequado de rotas e a má distribuição de carga no veículo.

Os gestores devem ficar atentos a esses pontos, buscando formas de melhorar a eficiência e rentabilidade operacional da frota.

Por que é importante encontrar formas de reduzir o custo?

O mercado está cada vez mais competitivo. Este talvez seja o principal motivo que justifica a necessidade de estar atento aos custos do negócio e as eventuais possibilidades de redução destes custos.

Com uma gestão financeira adequada é mais fácil se manter ativo e competitivo, permitindo ainda que a empresa invista constantemente em crescimento.

O crescimento de qualquer empresa, independentemente do seu porte ou ramo de atuação depende, fundamentalmente, da forma como ela lida com as despesas e otimiza suas operações.

O custo deve ser pensado como algo estratégico e partindo da ideia de otimização e prevenção. A empresa começa a gastar quando compra o veículo para a frota, e deve pensar nos custos como ações preventivas, com manutenções e treinamento de motoristas, por exemplo. Somado a isso, custos com tributação, combustível e depreciação acompanham a lógica.

A maior parte dos gestores que não consegue reduzir os custos operacionais se depara com isso pois não tem informações suficientes sobre o seu negócio. A dica é buscar conhecer a realidade da empresa, entender o mercado e as melhores alternativas para minimizar os custos, tanto no dia a dia, quanto nas estratégias preventivas.

Otimizar o uso dos recursos, promover treinamentos e pensar o negócio a longo prazo ajuda a eliminar gastos desnecessários e favorecer a rentabilidade.

Quais são as alternativas para reduzir custos operacionais na gestão de frotas?

Para responder a essa pergunta, a primeira coisa que se deve ter em mente é que não se pode atingir uma redução considerável nos custos operacionais de uma transportadora apenas com uma ação. Na realidade, uma redução efetiva e segura dos custos se dá a partir de diversas otimizações que, quando somadas, trazem resultados mais satisfatórios.

Assim sendo, vale dizer que existem diferentes formas de se promover a otimização dos gastos nos transportes. A seguir, reunimos algumas das principais. Confira!

Evitar desperdícios

O primeiro passo para se reduzir custos operacionais nas atividades da transportadora é acabar com o desperdício. Nesse ponto, deve ser levado em conta não só o desperdício de materiais ou combustível, mas principalmente de tempo — afinal, no caso dos transportes, cada minuto a mais de operação de um caminhão representa gastos.

Outro exemplo claro de desperdício está no pagamento de multas. Em muitos casos, a falta de treinamento e orientação dos motoristas pode ocasionar o aumento do número de multas por excesso de velocidade e manobras proibidas, por exemplo.

No mesmo sentido, a ausência de uma política de manutenção preventiva dos caminhões também pode gerar um grande desperdício financeiro. Na maior parte dos casos, agir preventivamente é muito mais barato do que agir corretivamente. Pense nisso!

Ter organização com os gastos

A organização da empresa é, também, um grande fator de otimização dos custos. A verdade é que quando se tem controle sobre todos os gastos, tributos e obrigações, documentando bem tudo isso, fica mais fácil compreender a real situação do negócio. Ademais, essa é uma forma efetiva de identificar erros ou desperdícios.

Sabendo disso, é fundamental que a empresa imprima um alto nível de organização em suas atividades, empregando uma gestão de documentos eficiente, além de ter uma boa gestão financeira. É válido lembrar que, hoje, a tecnologia é capaz de otimizar bastante essa tarefa, por meio de softwares que gerenciam gastos com combustível, pedágios, manutenções e outras despesas.

Mapear processos internos

Outra ação que pode contribuir diretamente para a redução dos custos operacionais é o mapeamento dos processos internos da empresa. Gestores e líderes precisam visualizar e compreender como as atividades são executadas e quais etapas fazem parte dos serviços do negócio. Dessa forma, é possível avaliar o que está ou não funcionando como deveria.

Processos logísticos podem ser muito complexos, envolvendo diversas etapas, pessoas e empresas. Por isso, é fundamental entender como o seu negócio opera e como as finanças são estruturadas, principalmente em relação aos gastos.

Investir no treinamento dos motoristas

Sem dúvida alguma, investir no treinamento dos motoristas da empresa é uma das melhores estratégias para reduzir custos operacionais nos transportes. Orientar e treinar os recursos humanos sobre o uso adequado dos caminhões, extraindo a máxima performance com economia de combustível, por exemplo, já é capaz de gerar uma grande redução nos custos.

Além disso, o treinamento pode envolver boas práticas de condução segura, o que é fundamental para reduzir o risco de acidentes e avarias em cargas — situações que, de uma forma ou de outra, acabam gerando gastos desnecessários para a empresa.

Por isso, veja a qualificação dos recursos humanos não como um gasto, mas como um investimento que traz um retorno positivo.

Focar em inovação

Não há como falar em redução de custos sem citar o papel da tecnologia. No cenário dos transportes, a inovação está presente em diferentes pontos. A exemplo, os caminhões estão mais sofisticados e eficientes em termos de consumo.

Do ponto de vista gerencial, softwares e sistemas auxiliam gestores a controlar a frota, coletando dados importantes sobre consumo, performance e manutenção. Tudo isso é a chave para uma gestão mais eficiente, voltada para a otimização dos custos e melhor aproveitamento dos recursos.

Quais são os erros mais comuns na gestão de frotas?

Agora que você já conhece algumas das medidas mais estratégicas para reduzir custos operacionais dentro de uma transportadora, aproveitamos o espaço para falar um pouco sobre os erros mais comuns cometidos na manutenção de frotas e que também interferem nos custos do negócio. Confira!

Não adotar uma postura preventiva

Um dos erros mais comuns — e também mais graves — que se pode cometer em relação à manutenção de frotas é não adotar uma política voltada para a prevenção de riscos de falhas. Ainda é muito comum ver empresas se preocupando apenas em reparar problemas após a sua ocorrência, sofrendo com custos que poderiam ser facilmente evitados.

Diante disso, fica a dica de investir em ações de manutenção preventiva nos cuidados com a frota. Como exemplo, citamos a importância de se fixar um cronograma de revisões para cada caminhão, considerando suas características e aplicação.

É muito importante avaliar peças que se desgastam mais rapidamente e que estão mais sujeitas a avarias. Além disso, é preciso respeitar as orientações de uso e manutenção do fabricante do veículo, priorizando sempre a durabilidade e segurança da máquina.

Não contar com um bom fornecedor de produtos e serviços

Gerir uma frota não é uma tarefa simples, sabemos disso. No entanto, essa atividade pode se tornar muito mais fácil e produtiva quando se tem o apoio de empresas sérias e comprometidas com os objetivos do seu negócio.

Nesse ponto, a WLM se destaca no mercado por atuar em parceria com gestores, líderes empresariais e motoristas autônomos, oferecendo todo suporte necessário para a correta manutenção dos pesados.

Além de atuar na revenda dos caminhões Scania, marca já reconhecida e respeitada no mercado de transportes, a WLM oferece uma variada gama de soluções tanto para o empresário quanto para o motorista autônomo.

São serviços voltados para a manutenção da frota, assistência técnica especializada, consultoria, treinamentos, soluções financeiras, consórcios e muitos outros capazes de melhorar a durabilidade e o aproveitamento de cada caminhão. Assim, a WLM é o parceiro ideal para quem precisa reduzir custos operacionais e aproveitar melhor todo o potencial produtivo que um Scania pode oferecer.

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