Conheça os principais custos diretos e indiretos na gestão de frota

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Para fazer uma gestão em qualquer área, o responsável precisa ter e organizar alguns gastos, uma vez que isso interfere nas suas atividades e que esses custos são necessários para manter toda a área em funcionamento. Com as frotas isso não seria diferente. Elas precisam de gastos para a manutenção dos caminhões e outras atividades.

Neste texto explicaremos como funciona um orçamento logístico de frota. Além disso, citaremos quais são os principais custos diretos e indiretos de uma frota e quais são os gastos ocultos com os quais um gestor precisa lidar para que todo o setor funcione perfeitamente, garantindo a eficiência dessa área e, consequentemente, de toda a empresa.

Como funciona um orçamento logístico de frota?

O orçamento de frota costuma ser elevado, muito por conta da malha viária. Entretanto, o gestor precisa pensar em estratégias para reduzir o seu valor, uma vez que a empresa pode chegar ao ponto de não conseguir bancar todos os custos inerentes à área.

Além disso, a redução de custos também ajuda o negócio a se modernizar e otimizar, bem como aumentar seus lucros e faturamentos, já que esses gastos extras podem ser utilizados em outros setores da instituição.

Não é preciso ter um número mínimo de caminhões ou uma grande empresa para começar a fazer o orçamento logístico. Apenas o fato de precisar lidar com caminhões, motoristas, distribuição e viagens já implica na necessidade de ter uma organização desse setor, principalmente na gestão financeira.

Por meio do planejamento, o gestor de frota conseguirá obter um melhor resultado com os seus veículos, uma vez que entenderá melhor os seus gastos e o que faz com que eles gastem mais ou menos nas suas atividades. É uma maneira de garantir a mesma qualidade e eficiência da área, porém, gastando menos.

O primeiro passo para fazer um orçamento logístico de frota é realizar o planejamento orçamentário. Nessa etapa, deve ser criado um documento que serve como uma antecipação do futuro orçamentário da área de logística, o que ajuda a planejar a organização financeira do setor e se preparar para possíveis problemas.

Ao fazer esse documento é importante que ele seja baseado em dados concretos. Para consegui-los, é importante utilizar dados de períodos anteriores e, até mesmo, investir em programas de gestão que façam a coleta dessas informações presentes e futuras, para deixar o seu planejamento orçamentário mais atualizado e eficiente.

4 Principais custos diretos e indiretos de uma frota

Agora que você entendeu qual a importância do orçamento logístico e como fazer um planejamento orçamentário para esse setor, é importante elencar quais são os principais custos diretos e indiretos dessa área, a fim de que você tenha um direcionamento dos dados que devem ser coletados e das estratégias que devem ser adotadas para reduzir gastos.

1. Recursos humanos

Um dos primeiros gastos que uma frota demanda é com relação aos funcionários que atuam diretamente ou indiretamente nesse setor, como motoristas, mecânicos, pessoas que auxiliam no embarque e desembarque de cargas etc. Elas precisam ser pagas e ter todos os equipamentos e insumos necessários para que consigam realizar as suas funções adequadamente.

2. Manutenção

Outro fator importante é a manutenção dos caminhões. Mesmo que sejam de ótima qualidade, eles precisam ser revisados periodicamente, além de que, por conta de vários fatores, eles podem apresentar defeitos que precisam ser reparados o mais rápido possível, para que assim eles possam ir para a estrada em segurança.

3. Combustível

O combustível também é um gasto importante, afinal, sem ele os caminhões não poderão funcionar. É importante saber quanto de combustível cada caminhão consome, qual o valor médio gasto por cada veículo e em quanto tempo ele é consumido. Dessa forma, além de saber o gato real, também é possível prever os melhores períodos para o abastecimento.

4. Segurança

A segurança da sua frota também é um fator que deve ser considerado na hora de orçamentar os gastos. Para isso, é importante investir no seguro dos veículos, sistemas de segurança e até mesmo em cursos e palestras sobre direção defensiva, para que assim os motoristas consigam agir de maneira mais segura no trânsito.

Os custos ocultos de uma frota

Além desses gastos, também existem os custos ocultos, ou seja, aqueles que não são facilmente lembrados pelo gestor de frota, mas mesmo assim são importantes para manter tudo funcionando. A seguir separamos alguns deles para que você já os coloque no seu plano de organização e deixe-o mais completo.

Indisponibilidade da frota

Imagine que, ao chegar de uma viagem, um dos caminhões da sua frota esteja quebrado e precise ficar um tempo parado para a manutenção. Com isso, ele não poderá ser utilizado por um certo tempo, fazendo com que a sua frota perca um pouco da capacidade de entrega. É importante que o gestor esteja preparado para essa situação.

Mão de obra mal treinada

Erros dos funcionários provenientes de um mau treinamento também precisam entrar para a lista de gastos, além disso, eles devem ser evitados. É importante investir em cursos e atualizações desses ensinamentos para garantir que toda a equipe tenha a competência necessária para desempenhar suas funções.

Serviços desnecessários

Gastos a mais ou contratação de serviços desnecessários também podem acontecer, gerando certo prejuízo para a empresa. Muitas vezes, para fazer uma estocagem, alguns gestores ordenam a compra de produtos a mais. O problema é que isso pode gerar custos com a armazenagem e, inclusive, fazer com que esses produtos nunca sejam usados, seja por vencimento ou apenas falta de utilidade.

Equipamento inadequado

Não aproveitar da capacidade máxima dos seus equipamentos também pode ser considerado um gasto. Por exemplo, caso você precise utilizar o caminhão para uma viagem e a carga não ocupar todo o espaço disponível, isso pode significar um gasto, já que poderia ser usado para levar outra mercadoria, otimizando o tempo do motorista.

Entendendo quais são os custos diretos e indiretos na gestão de frota, você conseguirá utilizar o dinheiro e recursos dessa área com muito mais sabedoria e, dessa forma, promover a otimização e economia para a empresa. Além disso, é importante ficar de olho nos custos indiretos, já que eles podem promover gastos que farão falta futuramente.

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