Conheça 9 erros da gestão de frotas que você deve evitar

Por falta de planejamento, alguns proprietários e gestores cometem erros na gestão de frotas. Para obter sucesso no aumento da produtividade e na redução de custos é preciso investir em ações evitar esses equívocos, a fim de melhorar o faturamento do negócio.

O segredo está em trabalhar com as ferramentas corretas e considerar todos os detalhes. Ao gerenciar as demandas da transportadora você vai identificar vários pormenores que precisam ser corrigidos, tais como etapas não cumpridas, falhas no processo, burocracias, desperdícios, entre outros.

Neste post reunimos os erros da gestão de frotas mais comuns. Continue a leitura para saber como evitá-los da melhor forma possível.

1. Não realizar manutenção preventiva dos veículos

A manutenção preventiva é indispensável para controle da frota. Além de ser uma maneira de diminuir gastos e problemas durante as viagens, essa atividade garante a segurança dos motoristas.

Um caminhão que para de funcionar durante um percurso de entrega afeta todos os envolvidos. Além de gerar custos com reparos corretivos, compromete o cronograma da transportadora e atrasa a entrega ao cliente, causando uma insatisfação geral.

O transtorno será ainda maior se o veículo sofrer pane em um lugar distante. Nesse sentido, o caminhoneiro terá de frequentar oficinas ou borracharias de credibilidade duvidosa. Além disso, o gasto do conserto pode ser elevado, e o componente danificado estar em falta.

Uma sugestão é entregar uma checklist ao motorista antes de pegar a estrada com o caminhão. É preciso orientá-lo para ver se os itens principais estão em bom estado. Caso contrário, ele deverá informar o problema ao responsável pela mecânica da frota.

2. Não comparar o histórico de gastos

Saber quais são os veículos que consomem mais combustível e quais são as manutenções mais frequentes em cada um é fundamental para fazer um controle de frotas decente.

Classificar as máquinas por ano de fabricação, marca e modelo facilita a identificação das falhas mais constantes para tomar ações preventivas, evitando falhas nos sistemas e desgaste de componentes. Além disso, se algum item manifestar algo fora do padrão de desempenho, será possível avaliar o que aconteceu de diferente e descobrir mais facilmente qual foi a causa.

3. Negligenciar a gestão dos pneus

O gasto com pneus de caminhão é um dos mais elevados. Por isso, é muito importante que você cuide desse componente indispensável para o funcionamento adequado dos veículos. Para isso, elabore um cronograma com as seguintes ações:

• controle de pressão;
• manutenções;
• rodízios;
• trocas.

Para garantir uma calibragem eficiente, faça a cada 15 dias ou antes de viagens longas — sempre com os pneus frios para facilitar a entrada do ar na câmara. Dessa forma, você diminui a frequência de trocas e garante a segurança dos condutores e de terceiros.

4. Não fazer um plano de gerenciamento de rotas

A negligência da roteirização é mais uma falha gravíssima. Realizar essa atividade favorece a diminuição de custos com frotas, especialmente no gasto com combustível e manutenção.

É preciso ter acesso às informações sobre a distância a ser percorrida e os tipos de rotas — pavimentadas, seguras e até mesmo se contêm poucos pedágios no percurso. Isso garante a eficiência do serviço realizado e aumenta a reputação perante a clientela.

5. Deixar de pagar taxas e tributos

Uma das obrigações mais relevantes do gerenciamento da frota é manter a documentação dos veículos em dia e pagar taxas e tributos, como IPVA, ICMS, Seguro Obrigatório, pedágio, Custo Adicional de Transporte Rodoviário (CAT), Gerenciamento de Risco e Segurança (GRIS) e outros compromissos.

Quase todos esses encargos são passíveis de juros e multas, podendo até levar à apreensão dos veículos, acusando atraso nas entregas, além dos gastos extras. Para fugir desse problema, o controle desses pagamentos pode ser feito com o uso de lembretes no computador, celular ou e-mail.

6. Desconhecer sobre as condições do negócio

Muitos gestores não avaliam as ocorrências diárias para melhorar a gestão de frotas, arriscando todos os processos relacionados ao transporte de mercadorias e causando o enfraquecimento da empresa no mercado.

É necessário implantar operações que garantam o controle constante sobre os parâmetros dos veículos utilizados, o que inclui detalhes mecânicos e exigências legais vinculadas ao processo de carga e descarga, tais como:

• quilometragem dos caminhões;
• números de entregas por dia;
• manutenções preventivas e revisões;
• controle de notas fiscais;
• gasto de combustível;
• informações das cargas transportadas.

7. Não ter mão de obra qualificada

Condutores desqualificados podem colocar seu negócio a perder. Por isso, é essencial promover a formação de todos eles, além de contratar os mais talentosos e experientes. Afinal, quando o caminhão iniciar a viagem, as mercadorias estarão sob responsabilidade desses trabalhadores — e o serviço que eles desempenham reflete diretamente na eficiência da transportadora e como ela é vista no mercado.

Além dos condutores, funcionários de outros setores (atendimento, financeiro, mecânica etc.) também contribuem para a produtividade da empresa como um todo. Aposte em um pessoal capacitado para atuar no departamento operacional e oferecer suporte adequado aos clientes e motoristas.

8. Ineficiência na gestão financeira

A tensão por resultados imediatos faz com que algumas transportadoras esqueçam de cuidar da gestão financeira como deveriam, utilizando práticas ineficientes que não seguem um padrão para favorecer a redução de custos e a economia de recursos.

Essa realidade configura uma ameaça ao futuro do negócio, pois corre-se o risco de não ter capital para manter as operações e fazer investimentos de melhoria. Por isso, é necessário saber tudo em relação às finanças para tomar decisões mais acertadas no tocante aos processos de entrega.

9. Ignorar as inovações tecnológicas

Ignorar as ferramentas de tecnologia pode levar ao fracasso operacional da empresa. Isso porque o maior diferencial dessas soluções é diminuir falhas humanas e agilizar processos. As informações são registradas com precisão e gerenciadas automaticamente. O gestor pode configurar notificações para trocas de peças e consegue tempo livre para executar tarefas que exigem mais atenção — o alerta fica por conta do sistema de gestão.

Vale mencionar que as avaliações desses dados também são realizadas com exatidão, sem as margens de erro do cálculo manual, como o consumo total de combustível no mês. Além disso, é mais fácil descobrir quando um caminhão está “bebendo” demais — algo que pode denunciar uma falha mecânica.

Ainda sobre a diminuição de custos, a tecnologia atua em fatores específicos da manutenção por meio do cronograma de reparos aliado aos sensores instalados nos veículos. Alguns exemplos são a reposição de componentes de freio, revisão da direção, troca de buchas e amortecedores da suspensão etc.

Além dos erros da gestão de frotas mencionados acima, não poderíamos deixar de falar sobre a negligência da sustentabilidade, pois ações ambientais são muito bem-vistas pela sociedade. Logo, faça o possível para atuar de maneira sustentável em suas operações.

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