Como calcular os custos de uma viagem de caminhão e economizar?

Seja em tempos de crise ou não, reduzir despesas é essencial para que caminhoneiros e frotistas possam aumentar seus lucros e praticar preços mais competitivos para aumentar suas carteiras de clientes. Para isso, porém, é preciso que os profissionais tenham consciência dos gastos necessários para realizar um serviço, aprendendo a calcular os custos de uma viagem.

Afinal, é do faturamento de cada frete que sai o lucro dos donos de caminhão. Ou seja, menores custos no trabalho significam melhor qualidade de vida e tranquilidade financeira para o caminhoneiro e sua família. Assim, é importante conhecer todas as suas despesas operacionais e tomar atitudes para controlá-las. E isso deve ser feito sem afetar a qualidade dos serviços.

Para ajudar você a identificar o que influencia nos custos das viagens dos “brutos” e começar a economizar, falaremos sobre os principais gastos na estrada e, ao final, daremos algumas dicas valiosas para reduzi-los. Não deixe de ler!

Como calcular custos de uma viagem de caminhão?

Há vários fatores que influenciam nos custos de um frete. Gastos com combustível, pedágios, pernoites e alimentação são essenciais para a realização dos serviços, mas também podem comprometer boa parte do faturamento.

Por isso, todo caminhoneiro ou frotista precisa conhecer suas despesas, aprender a calculá-las e entender qual é o custo de seus serviços. Para tanto, é recomendável o uso de uma planilha de análise de custos do frete. Ela ajuda na visualização e no controle dos gastos, com análises gráficas e cálculos automatizados.

A seguir, falaremos sobre as principais e mais frequentes despesas para os estradeiros durante uma viagem, explicando sua importância e demonstrando como elas podem ser calculadas. Acompanhe!

Custos fixos

Os custos fixos são aqueles próprios da profissão de caminhoneiro, que permanecem praticamente inalterados com a prestação de serviços ou não. São, principalmente, ligados à propriedade do caminhão e, por isso, fica mais difícil fazer economia. 

Os custos fixos mais comuns para um caminhoneiro são: depreciação, impostos sobre o caminhão e seguro veicular. Veja, abaixo, um pouco mais sobre cada um deles.

Depreciação

A depreciação é a perda de valor de venda do caminhão conforme seu uso e tempo de vida. Ela representa um custo porque, quando for preciso trocar o veículo, a quantia recebida será bem menor do que a que foi investida anteriormente para comprá-lo. É como se o veículo tivesse sido “gasto”, causando perda no patrimônio do caminhoneiro.

Também chamada de desvalorização, ela pode ser calculada por meio da diferença entre o preço de compra e seu valor atual de mercado. A fonte mais confiável utilizada para conferir as depreciações no Brasil é a tabela da Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas (Fipe).

Impostos sobre o caminhão

Os principais e mais corriqueiros impostos para os donos de caminhões são: o IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores), a Taxa de Licenciamento anual — com valores que variam conforme o estado em que o “bruto” está registrado — e o DPVAT (Seguro de Danos Pessoais Causados por Veículos Automotores de Via Terrestre), também conhecido como seguro obrigatório.

Mas outras taxas também podem ser cobradas, a depender do estado e do município em que o veículo está licenciado ou nos quais circula, como vistoria veicular, taxa ambiental e pedágios urbanos. Dessa forma, é preciso somar tudo o que foi gasto no período de um ano, por exemplo, e dividir pela quantidade de meses, para saber qual o peso dos impostos sobre seu faturamento.

Seguro veicular

Não é nem um pouco recomendado que o caminhoneiro trabalhe sem estar com seu veículo segurado. Afinal, não só as estradas do país estão, em sua maioria, em péssimas condições, como os índices de roubos e furtos tendem a aumentar em épocas de crise econômica.

Portanto, manter uma apólice de seguro veicular quitada e que ofereça a proteção adequada — em relação à área de cobertura, aos tipos de sinistro e aos valores de indenização — para suas viagens é essencial.

Custos variáveis

Já os custos variáveis são aqueles que mudam conforme cada viagem. Em alguns casos, são proporcionais à quilometragem rodada, em outros, oscilam de acordo com os preços praticados nos trechos percorridos. São gastos como combustível, pedágios e manutenção do caminhão. Confira, os detalhes a seguir.

Combustível

O combustível é considerado, por muitos caminhoneiros, como o principal vilão da profissão. Ainda mais em épocas de alta nos preços dos postos. Por isso, é necessário ter sempre uma atenção especial a esse item.

Para um melhor controle, faça o cálculo do consumo de combustível por quilômetro rodado anotando, sempre que for abastecer, a marcação do medidor do tanque, a quantidade de litros e o valor do abastecimento. Ao final da viagem, some os litros abastecidos no período (diminuindo a diferença que sobrou no tanque em relação à marcação inicial) e divida pelos quilômetros rodados.

Pedágios

Os pedágios são recorrentes, especialmente para quem utiliza as melhores rodovias para suas viagens. Ao mesmo tempo, as taxas brasileiras são consideradas caras. Por isso, o ideal é ter sempre o controle da média gasta com esse item, para que possa ser acrescentada ao custo do frete.

Por isso, guarde os cupons fiscais dos pedágios para poder somá-los e dividir pela quantidade de quilômetros rodados durante um período.

Pneus

Pneus representam um custo alto nas viagens e se desgastam conforme a quantidade de quilômetros rodados. Além disso, outras situações influenciam na sua vida útil como o tipo de solo percorrido, a conservação das pistas, o estilo de condução, a manutenção do veículo e os cuidados cotidianos necessários para sua conservação.

Assim, o melhor é calcular seu custo à parte, para que seja possível entender quais fatores estão aumentando ou reduzindo o gasto. Para tanto, calcule a média anual de despesas com pneus, incluindo estepes, e controle a duração de cada jogo, fazendo uma análise das viagens que foram feitas com ele.

Manutenção periódica

A manutenção do caminhão deve ser feita preventivamente, por dois motivos simples, mas indiscutíveis:

• a manutenção preventiva é, ao menos, 40% mais barata do que realizar consertos depois que o veículo apresenta alguma falha;

• a falta de manutenção nos veículos triplica o risco de se envolver em acidentes de trânsito.

Isso acontece porque o desgaste das peças é contínuo, bem como, as perdas de regulagem e de lubrificação. Dessa forma, a falha em um componente pode comprometer inúmeros outros itens. Além disso, uma quebra mecânica pode ser extremamente perigosa se ocorrer na estrada, onde as velocidades dos veículos são maiores.

Portanto, siga o manual do proprietário do veículo. Nele, a montadora do caminhão dá todas as informações necessárias para manter seu “bruto” conservado. Mantenho, também, um controle sobre os gastos, fazendo a média mensal dos valores.

Seguro da carga

A contratação de um seguro à parte para as cargas transportadas é obrigatória para os caminhoneiros. A apólice deve ser específica para determinada nota fiscal ou conhecimento de transporte, sendo que cada um deles deve ter a sua proteção.

Assim, não se esqueça de adicionar ao cálculo das despesas variáveis, os valores gastos com seguradoras para as mercadorias.

Custos variáveis extras

Alimentação, hospedagens ou pernoites são despesas básicas em uma viagem. Mas podem surgir outras, como o cafezinho da tarde, garrafas de água para se hidratar, lavanderia para as roupas sujas, gastos com telefone ou internet para falar com os clientes e a família, multas (que devem ser evitadas ao máximo), e até o valor pago para usar o banheiro em alguns lugares.

Junte todos os comprovantes e anote cada uma das despesas. Esse controle será importante para conhecer melhor os seus hábitos e saber se há gastos supérfluos que podem ser cortados ou reduzidos.

Agora que já conhecemos quais são as principais despesas de um frete, confira, no próximo tópico, algumas dicas de como economizar e melhorar sua lucratividade!

Como economizar nas viagens e aumentar as margens de lucro?

A maior parte do trabalho de um caminhoneiro é passada nas rodovias. Por isso, é durante as viagens, também, que se concentram seus maiores custos. Dessa forma, é importante tomar atitudes para reduzi-los, pois a economia na estrada ajuda a melhorar a lucratividade sem a necessidade de um aumento no valor dos fretes.

Sendo assim, confira abaixo nossas dicas para melhorar o controle dos custos e economizar em uma viagem!

Defina os destinos da viagem

O primeiro passo para começar a delimitar seus custos e economizar em uma viagem é definir todos os destinos antecipadamente. Isso é o mesmo que determinar se a viagem será para a entrega ou retirada em um único local ou em vários ao longo do percurso.

Muitas vezes é interessante para o caminhoneiro fazer coletas no meio de uma viagem para a entrega em clientes próximos, preenchendo o espaço vazio no caminhão, ou pegar uma mercadoria grande com um embarcador e entregá-la fracionada para diversos destinos. Também devem ser definidos os locais de retirada dos fretes de retorno, se for o caso.

Esse passo é importante para que as melhores rotas sejam planejadas de acordo com os destinos e datas de entrega e retirada, evitando dias parados, retornos desnecessários, atrasos e situações de risco.

Planeje sua rota

Para planejar a rota de uma viagem é preciso utilizar um mapa atualizado e ter informações das condições das pistas, do trânsito, dos estabelecimentos ao longo dos trechos escolhidos e dos horários de maior movimento.

Para isso, é interessante contar com a experiência e os contatos com os colegas caminhoneiros, mas também usar os mapas eletrônicos como Waze, Google Maps e Maplink. Esses aplicativos oferecem informações em tempo real sobre o trânsito, ocorrências, histórico de fluxo e localização de postos de combustível, hotéis, restaurantes e praças de pedágio, com avaliação dos usuários e preço médio.

Dessa forma, é possível traçar a rota mais vantajosa, considerando o tempo de percurso e os preços dos pedágios e das paradas necessárias. Além disso, pode-se recalcular a rota no meio do caminho, caso algum imprevisto aconteça.

Pesquise os preços

Tire um tempo antes da viagem para pesquisar os preços de restaurantes, hotéis, pontos de pernoite e combustíveis para saber qual o momento e lugar ideal para realizar seus abastecimentos e paradas. Cada Real economizado faz a diferença no final da viagem. Porém, obviamente, o preço não pode ser mais importante do que a qualidade dos produtos e a segurança do caminhoneiro.

Por isso, deve-se calcular as distâncias dos estabelecimentos na rota traçada, preocupando-se em não extrapolar seu limite de horas na direção. Também é preciso pesquisar as avaliações da comida, dos combustíveis e dos locais de parada, tanto na internet como entre os colegas, para saber se o barato não sairá mais caro.

Dirija defensivamente

A condução defensiva é a melhor maneira de prevenir acidentes, mantendo a atenção no trânsito e o cuidado, inclusive, pelos outros usuários das vias. Mas, além disso, ela é uma forma extremamente eficaz de reduzir o consumo de combustível e os gastos com manutenção, pois evita submeter o caminhão a esforços excessivos.

As principais práticas ao volante para economizar combustível e são:

• manter a rotação na faixa ideal, conforme indicado pelo fabricante do veículo;

• calibrar os pneus antes de cada viagem com a pressão certa para o peso transportado;

• não extrapolar o limite de carga;

• respeitar os limites de velocidade;

• observar a sinalização e as regras de trânsito;

• utilizar sempre o freio motor;

• fazer revisões no veículo periodicamente, de acordo com o manual do proprietário;

• dar preferência a peças originais nas manutenções do caminhão.

Mantenha a manutenção em dia

As revisões e manutenções preventivas são importantes, também, para manter o caminhão funcionando com o desempenho mais próximo ao de fábrica. Isso significa melhor eficiência energética, gastando menos combustível. Afinal, como vimos, uma peça danificada pode forçar diversas outras, fazendo com que o motor tenha que compensar o esforço extra.

Nesse sentido, o ideal é realizar as revisões em uma concessionária da marca, pois lá estão os profissionais mais qualificados e os equipamentos corretos para o modelo do caminhão, além disso, são utilizadas peças originais, que possuem melhor desempenho e maior durabilidade.

A economia na estrada é essencial para caminhoneiros ou frotistas aumentarem suas lucratividades e manterem os valores de seus fretes competitivos. Para isso, é preciso que os profissionais saibam calcular custos de uma viagem, determinando quais são as suas despesas e quais delas podem ser reduzidas para, então, tomarem as atitudes mais adequadas para aumentarem a eficiência de seus veículos.

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