Como fazer a gestão de documentos da sua frota?

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Gestão de documentos é o termo dado ao conjunto de procedimentos realizados por uma empresa para garantir a emissão, o arquivamento e a utilização correta de seus registros mais importantes.

A gestão de documentos é um dos principais desafios das transportadoras. No passado, os gestores de frota sofriam dificuldades durante o arquivamento, visto que a tecnologia não era tão avançada. Hoje, no entanto, ela concede maior competência e precisão durante esse processo.

Atualmente, softwares para a guarda dessa “papelada” são perfeitamente viáveis para empreendimentos de qualquer porte e segmento, o que permite otimizar o contato com a documentação e reduzir custos competitivos, como tempo e dinheiro.

Veja, neste artigo, tudo que você precisa saber para fazer uma boa gestão de documentos da sua frota. Boa leitura!

Os principais documentos logísticos

Existem diversos registros logísticos, porém, apresentamos os mais importantes a seguir.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

É um documento gerado e armazenado digitalmente, indispensável para qualquer transação comercial de produtos que estão vinculados ao Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Sua emissão deve ser feita pelo remetente da carga, ou seja, por aquele que está destinando a mercadoria. A validade jurídica deve ser confirmada pela assinatura virtual do emitente.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

É o modelo impresso da NF-e. Nele, encontram-se os principais dados do documento fiscal. Sua finalidade é simplificar o acesso às informações da nota fiscal durante a movimentação da mercadoria (nenhum caminhão com carga pode circular sem DANFE).

Vale ressaltar que esse documento não substitui a nota eletrônica: ele é somente uma representação gráfica resumida da NF-e.

Dessa forma, ao receber o produto, é possível comprovar a legitimidade da nota fiscal com uma breve consulta pela internet. Além disso, o DANFE também é usado para colher o visto da pessoa responsável por receber a carga, servindo como um comprovante de transação.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

É emitido pelas transportadoras e assemelha-se a uma nota de prestação de transporte de cargas efetuada por qualquer modal (aéreo, aquaviário, dutoviário, ferroviário ou rodoviário).

Tal como a NF-e, o CT-e é emitido e arquivado virtualmente e validado por uma assinatura digital. Esse documento abrange os serviços de carga/descarga intermunicipais e interestaduais, reunindo os encargos tributários das transportadoras.

Documento Auxiliar Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)

É o modelo impresso do CT-e. atua como um comprovante de que o produto transportado está seguindo as normas da lei. Assim como o DANFE, serve para simplificar o acesso às informações do conhecimento de transporte durante a circulação da mercadoria — nenhum caminhoneiro pode rodar sem o DACTE).

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

Assim como os outros registros citados acima, o MDF-e é gerado e armazenado eletronicamente. Ele foi criado para acelerar o lançamento em lote dos documentos fiscais em percurso e detectar critérios de transporte. Ele é emito após o registro do CT-e e é válido em todo o território brasileiro.

Do mesmo modo que a NF-e e o CT-e, o MDf-e também tem o seu modelo de comprovação física, chamado de Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE). O objetivo é idêntico aos outros registros auxiliares: acompanhar a carga e informar sobre as mercadorias ao longo da rota de expedição.

Realizando a gestão de documentos da sua frota

O gerenciamento de arquivos é importantíssimo para o ambiente organizacional. Para ter um controle eficiente dos arquivos fiscais, é preciso desenvolver boas práticas para garantir o funcionamento adequado das obrigações administrativas.

Digitalize os registros em papel

Ter vários registros em papel ocupa espaço, compromete a produtividade e prejudica a conservação adequada dos documentos. Com o passar do tempo, os impressos perdem a legibilidade e desgastam-se, sem contar outras possíveis eventualidades, como alagamentos e incêndios.

Para otimizar o controle, digitalize toda a papelada que você tiver. A conversão desses registros em formato digital simplifica todo o processo administrativo da sua transportadora, uma vez que as informações eletrônicas são mais fáceis de pesquisar e recuperar.

Fique atento quanto à temporalidade dos documentos

Entre as várias modalidades de documentos que um negócio gera, cada um exige uma determinado tempo de armazenamento. Confira alguns exemplos:

  • contas de consumo: 90 dias (ou 5 anos);
  • IPTU e IPVA: 5 anos;
  • extratos bancários: 5 anos;
  • comprovante de pagamento: 30 anos;
  • nota fiscal: até vencer a garantia;
  • consórcios ou financiamentos: até o último pagamento;
  • recibo de aluguel: até o fim do contrato;
  • apólice de seguro de frota;
  • PIS e Carteira de Trabalho e Previdência Social: permanente;
  • escritura de imóvel: permanente.

Obtenha a assinatura digital

Esse recurso foi criado para autenticar documentos por meio de assinaturas online, tendo a mesma validade jurídica que uma rubrica registrada em cartório.

Para fazê-la, é preciso ter um Certificado Digital (CD) para legitimar as assinaturas dos documentos. Para isso, basta acessar um portal de assinaturas digitais, submeter a nota fiscal, cadastrar as partes envolvidas e usar o seu certificado digital para assinar.

Mas como obter o CD?

  • Peça o seu Certificado Digital de pessoa jurídica na página de uma Autoridade Certificadora;
  • Agende o dia em que comparecerá em uma Autoridade de Registro (AR). Ela será recomendada pelo site da Autoridade Certificadora.
  • Depois, faça a solicitação do CD pessoa jurídica junto com o cadastro biométrico. Tenha em mãos o contrato social, CNPJ e documentações representativas da sua transportadora.

Após a validação dos documentos, o Certificado Digital será emitido e entregue.

Importante! Também é possível utilizar uma assinatura eletrônica — modalidade de rubrica que não exige um Certificado Digital. Ela também comprova a autenticidade dos registros e tem valor jurídico.

Faça backups

Uma das vantagens mais notáveis da digitalização é a garantia de manter registros de segurança sempre disponíveis. No caso de arquivos virtuais, você pode armazenar cópias em um servidor periodicamente. Esse backup garante que, em caso de falhas eletrônicas, você não perca todos os documentos de forma definitiva.

Dica: tenha o cuidado de salvar sempre que alguma informação for alterada, para não correr o risco de ter versões desatualizadas, em caso de qualquer eventualidade.

Defina políticas claras de uso dos documentos

A padronização é a chave para o sucesso de uma gestão de frotas. Determinar regras para o uso e transporte de documentos é a melhor maneira de garantir o fluxo das atividades administrativas e evitar problemas, como estragos ou perda de arquivos.

Dentro da política de uso dos registros, defina quais tipos podem ser acessados por todos os colaboradores e quais devem ter acesso limitado. Estabeleça também métodos apropriados de solicitação para que a gestão seja realizada com qualidade e eficiência.

As vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Ao automatizar esse processo, tarefas que antes eram executadas em vários minutos podem ser feitas em segundos — característica que confere um conjunto de vantagens para gestores e administradores logísticos. Veja abaixo quais são elas:

  • evita erros de digitação;
  • elimina operações manuais;
  • agiliza a importação de arquivos;
  • ajuda no controle de pendências;
  • organiza e padroniza documentos;
  • melhora a gestão de clientes e fornecedores;
  • acelera o registros de faturas e pré-faturas;
  • melhora a percepção de erros;
  • libera os administradores de frota para tarefas estratégicas.

E então? Aprendeu como fazer a gestão de documentos da sua frota? Com o apoio da tecnologia, você aumenta a qualidade dos seus serviços, permitindo que todos os envolvidos saiam ganhando com essa melhoria.

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