5 passos para fazer o controle de notas fiscais da sua frota

Você tem dificuldades para fazer o controle de notas ficais de sua frota? Apesar de ser um processo extremamente importante para o sucesso do caminhoneiro, muitos não sabem como manter esses dados organizados.

A boa notícia é que essa não é uma missão impossível. Na verdade, com alguns cuidados e boas práticas, é possível garantir a saúde financeira de seu negócio. Quer aprender? Continue a leitura e conheça 5 passos para um bom controle de notas fiscais!

Por que fazer um bom controle de notas ficais?

“A organização antecede a prosperidade”. Esse já seria um grande argumento para fazer uma boa gestão de documentos da sua frota, mas existem inúmeros motivos para adquirir esse bom hábito.

Mesmo que você tenha uma pequena frota, a gestão dos documentos não pode ser ignorada. Afinal, estamos falando de informações financeiras e, nesse caso, todo cuidado é pouco!

Infelizmente, o transporte de cargas não está livre de certas burocracias e, por isso, é seu dever encontrar maneiras de organizar e controlar seus documentos fiscais. Essa ação gera benefícios importantes, como:

• facilita o controle financeiro do negócio;
• melhora o planejamento tributário — te ajuda a prever quanto gastará com impostos;
• evita multas e problemas com o Fisco;
• aumenta a visibilidade de informações importantes, como cadastro de clientes e viagens realizadas.

Quais são os principais documentos fiscais de uma frota?

Toda empresa precisa cumprir com obrigações fiscais e, claro, isso inclui os transportadores de cargas. Entretanto, com tantas leis e regras a seguir, a falta de informação pode gerar problemas para o caminhoneiro.

A prestação desse serviço só pode ser realizada quando determinadas exigências legais são cumpridas. Por isso, você deve conhecer e providenciar diversos documentos fiscais. Confira!

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Quem nunca ouviu falar da Nota Fiscal Eletrônica, não é mesmo? Ela é obrigatória em todas as operações de compra e venda, devendo ser emitida pelos donos das mercadorias. Vale lembrar que ela também é exigida nos processos de devolução, remessa para reparo, transferência ou retorno de vasilhame.

DANFE

O DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) é documento impresso que representa a nota fiscal. Ou seja, ele deve acompanhar a carga e facilita a conferência de informações e detalhes sobre o recolhimento de tributos. Além disso, o DANFE pode servir como comprovante de entrega, já que o recebedor o assina. 

CT-e

O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é um documento que registra a prestação do serviço de transporte. Ele é responsável por determinar o recolhimento do ICMS e, por isso, não pode deixar de ser emitido em fretes intermunicipais e interestaduais.

DACTE

O DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) é a versão impressa do CT-e. Ele existe para facilitar a fiscalização da Polícia Rodoviária Federal, que pode fazer inspeções, pesar a carga e conferir a veracidade dos dados.

MDF-e

O MDF-e (Manifesto de Documento Eletrônico) é um documento que centraliza informações e facilita a emissão de documentos fiscais de transporte. Para emiti-lo, você precisa cumprir com alguns requisitos:

• emitir CT-e de carga fracionada;
• emitir NF-e para mercadorias com mais de uma nota fiscal;
• realizar transporte interestadual ou intermunicipal (em MG, SP, GO, RJ e PR);
• ser dono de caminhões ou ter contrato de arrendamento com um transportador autônomo.

DAMDFE

Assim como os demais documentos eletrônicos, o MDF-e conta com um documento físico que deve ser impresso e acompanhar a carga: o DAMPFE. Ele é válido em todo o território nacional e será cobrado pela fiscalização nas paradas.

RCTR-C

O RCTR-C (Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas) é indispensável para a realização do transporte de cargas. Na verdade, estamos falando de um seguro de responsabilidade civil que é obrigatório para o caminhoneiro e tem validade em todo o território nacional.

Como fazer um bom controle de notas fiscais de sua frota?

Deu para perceber que o dono de uma frota, por menor que ela seja, tem responsabilidades a cumprir. Não basta se dedicar aos cuidados ao volante, é fundamental emitir e manter organizados seus documentos fiscais. Para ajudar você, separamos algumas dicas. Acompanhe!

1. Estabeleça rotina de processos

O primeiro passo é criar uma rotina de trabalho para emitir e receber as notas fiscais. Isso significa que você deve pensar em uma estratégia para padronizar os processos e garantir que nenhuma nota seja esquecida. Com isso, as chances de perder documentos e prazos são bem menores.

2. Verifique a autenticidade das notas

Já pensou no tamanho do transtorno que você pode enfrentar ao transportar uma carga com nota fiscal falsa? Por isso, é essencial verificar sua autenticidade. O procedimento é bem simples e pode ser feito no site da Receita Federal, por meio da chave de acesso presente no documento.

3. Organize e armazene as notas fiscais

Como já reforçamos, a organização é o segredo para o sucesso. Como o seu negócio está sujeito a fiscalizações, é importante que as notas fiscais estejam bem armazenadas e possam ser facilmente acessadas. Uma boa dica é separá-las por categoria, como emitidas/recebidas e por cliente, data ou tipo de carga.

4. Conte com um software de gestão

Contar com o auxílio de um software de gestão pode tornar a organização das notas fiscais e demais documentos muito mais simples e confiável. Esse recurso é um excelente investimento e evita que o negócio seja penalizado por atuar em desconformidade com a legislação em vigor.

5. Invista em automatização

Por fim, vale a pena destacar a importância da tecnologia no cotidiano de um gestor de frotas. Manter tudo organizado exige dedicação e tempo, mas isso pode ser simplificado com a automatização de processos. Dessa forma, emitir e receber as notas fiscais passa a ser um procedimento automático, dispensando a atuação humana e eliminando erros e o desperdício de tempo.

O que achou das dicas apresentadas? A gestão financeira é uma atividade essencial para qualquer transportadora, especialmente para os pequenos donos de frotas que desejam crescer de forma saudável. Por isso, se esforce para fazer um bom controle de notas ficais, mantendo tudo organizado e em dia.

Ainda tem dúvidas sobre o uso de tecnologia em seu dia a dia? Conheça as vantagens que esse investimento proporciona à sua frota!