Gestão de frotas como diferencial competitivo na prática

gestão de frotas
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Realizar uma boa gestão de frotas é indispensável para que uma transportadora obtenha sucesso, consiga resultados melhores e ofereça serviços de alta qualidade aos seus clientes.

Trabalhar com carga e descarga demanda experiência e senso de organização, além de uma boa dose de ousadia para implementar inovações quando necessário ou desconsiderar o que não está funcionando.

Se você pretende criar diferenciais competitivos na sua empresa de transporte, continue lendo este guia para conferir algumas recomendações!

O que é gestão de frotas?

É uma função que abrange tudo que é associado aos veículos e à movimentação de produtos, tanto dentro quanto fora da empresa.

Em geral, existem três pontos essenciais que uma transportadora deve acompanhar para fazer uma gestão de frotas competente. São eles:

  • atividades internas — abastecimentos, compra de peças, consertos, capacitação de motoristas, gestão de documentos e multas etc;
  • processos externos — sistemas de coletas e entregas;
  • tecnologias — monitoramento e rastreamento da carga em tempo real, formação de trajetos inteligentes.

Gerenciar uma frota com eficiência garante a produtividade dos colaboradores e dos caminhões, além de evitar contratempos, como desperdícios com combustível, ociosidade de veículos ou manutenções emergenciais — que sempre geram gastos adicionais.

Gestão de frotas como diferencial competitivo

A sua empresa de transportes consegue suprir as demandas de quem solicita os seus serviços? Ela oferece uma boa experiência e mantém-se competitiva em seu segmento de atuação? Se você não sabe responder ao certo, certamente está à procura de como transformar essa realidade para melhor, não é mesmo?

Sendo assim, a conduta que você deverá seguir para sobreviver neste mercado precisa superar a enorme oferta de mercadorias e serviços que surgem diariamente. Dessa forma, proporcionar diferenciais é fundamental para colocar a sua transportadora em destaque perante a concorrência. Praticar bons preços não é suficiente. Também é preciso descobrir como encantar a clientela para que ela opte sempre por sua empresa.

Além disso, programas específicos para frotas ajudam a criar uma agenda de manutenções preventivas, que pode ser administrada digitalmente. Assim, sua transportadora consegue se organizar financeiramente para suprir essa despesa e ainda preserva o estoque no nível adequado, com um volume de ferramentas e peças compatíveis.

Quando a gestão de frotas é feita de forma efetiva, os caminhões duram mais tempo e ficam sempre disponíveis para as viagens. Isso é crucial para cumprir prazos e atender todos com qualidade, o que eleva a competitividade do negócio.

Qual é o papel do gestor de frota?

Esse profissional é encarregado da junção de ativos que constituem o capital para gerir uma frota. Em razão disso, ele precisa cumprir alguns critérios que o permitirão executar suas tarefas da melhor forma possível.

Conheça algumas atribuições que você precisa desenvolver para ser um gestor competente.

Ser organizado

A organização nunca foi tão requerida como é hoje em dia. Isso compreende lidar com pressões e contar com um excelente gerenciamento de prazos, ou seja, conseguir cumprir todas as demandas estabelecidas nos cronogramas.

Inclusive o espaço de trabalho deve ser organizado, além de contar com o apoio de soluções tecnológicas para gerar, pesquisar e compartilhar dados estratégicos para a operação.

Definir uma estrutura adequada para a frota

Para exercer as funções diárias com precisão, um gestor de frota deve conhecer bem o negócio no qual trabalha. Para isso, é necessário conhecer:

  • o segmento da empresa, seus clientes e o resultado desejado;
  • a estrutura do empreendimento e seu fluxo de decisão;
  • o orçamento destinado à frota;
  • os profissionais que realizam os serviços;
  • os processos referentes ao departamento de logística;
  • os equipamentos e os caminhões que fazem parte da frota, bem como seus critérios de uso (modelo, porte, percurso);
  • os fornecedores e parceiros que concedem os recursos necessários para a continuidade da frota.

Identificar os principais indicadores (KPIs) da frota

Os KPIs podem ajudar o gestor a conquistar os melhores resultados com seus condutores, mecânicos e veículos.

Trata-se de um conjunto de métricas que oferecem diversas informações a respeito da frota. É a partir desses dados que são feitas avaliações de performance de vários setores e assuntos da transportadora.

A manutenção é apenas um dos critérios a serem considerados. Gerir uma empresa de carga e descarga é uma tarefa desafiadora e de grande importância para o sucesso do empreendimento.

Para avaliar se as metas estão sendo de fato atingidas, identifique os principais indicadores. Você pode levantar os registros das vendas semanais, por exemplo, equiparando-os para constatar se as metas foram cumpridas ou não.

Existem vários outros parâmetros, como KPIs de qualidade e de prazos, sendo possível efetuar comparativos entre diferentes tipos de operações para detectar quais condutas precisam ser revistas.

Controlar os custos operacionais

Para fazer esse controle e formar estratégias de economia, primeiro é necessário acompanhar os gastos. Logo, você deve monitorar todos aqueles que envolvem a gestão de frotas — isso compreende controlar custos por motorista, viagem e abastecimento, além de trocas de peças e manutenções.

Desse modo, você consegue obter dados precisos para compreender melhor suas atividades e cria uma base mais rígida para os processos de redução de custos.

O corte de despesas deve ser avaliado e planejado com cuidado — visto que alguns cortes podem representar gastos maiores no futuro —, como é o caso de quando as manutenções regulares são dispensadas e é desembolsado mais dinheiro para o conserto do caminhão, por exemplo.

Roteirizar os percursos

A roteirização é o planejamento da distribuição da carga em rotas. Com esse processo, é feito o cruzamento de dados de peso e volume da mercadoria, com as capacidades dos caminhões e também os destinos de entrega. Nesse caso, são considerados alguns aspectos, como:

Como se pode notar, elaborar rotas é uma operação desafiadora, pois são muitas as variáveis — trajetos longos podem comprometer prazos e diminuir a competitividade do negócio. Concomitantemente, caminhos curtos podem contar com muitos pedágios — que geram mais gastos —, e pegar vias pouco conhecidas pode colocar o caminhoneiro e a mercadoria em risco de acidentes ou assaltos.

É nesse sentido que entra a roteirização automatizada, que é feita por um programa específico. Ela oferece várias funcionalidades que são capazes de definir rotas estratégicas conforme as prioridades da transportadora (tempo, segurança, economia etc.). Isso facilita muito a tarefa de gestor de frotas.

Ser líder

Além de todos os fatores referentes aos processos, também se espera que você, gestor, desenvolva aptidões de liderança, uma vez que é responsável por gerenciar o trabalho da equipe e, de certa maneira, é encarregado pelo resultado dos colaboradores.

Dessa forma, o ideal é definir um bom relacionamento com o time, a fim de conquistar mais agilidade, produtividade e eficiência. Lembre-se de não se esquecer de ser um exemplo para todos os envolvidos no processo.

Ter conhecimento de mercado

Além de conhecer as operações da empresa, um bom gestor sempre está antenado sobre as atualizações e mudanças que acontecem no segmento. Assim, você sempre estará por dentro de novas modificações nas leis e tendências, bem como de outros casos que podem influenciar na execução e nos resultados do negócio.

Familiarizar-se com a tecnologia

A informatização já se consolidou no ramo logístico, e você precisa estar aberto a ela. Não é obrigatório ter conhecimento técnico. Basta compreender a relevância dos recursos tecnológicos e contar com empresas que entreguem soluções adequadas para dinamizar a rotina operacional, reunir dados e agilizar a tomada de decisões.

Quais são os indicadores de gestão de frotas ideais?

Definir indicadores para análises é essencial para conseguir os melhores resultados. Com eles, torna-se possível identificar o que pode ser otimizado e o que já está dando certo. Conheça os principais KPIs de gestão de frotas.

Gastos com combustível

O diesel consome uma grande fatia das despesas de uma transportadora. Logo, a capacidade de diminuir essa quantia pode gerar uma boa economia. Os principais fatores a serem levantados são a média de preço por litro, o consumo por caminhão e o gasto por quilometragem. Calcular custos dessa natureza é de grande importância para avaliar tendências e fazer modificações.

Como resultado, sua transportadora pode buscar uma rede com preços mais acessíveis, reavaliar rotas a fim de reduzir o consumo de combustível e revisar veículos que têm “bebido” mais do que o normal.

Custos com manutenção

A manutenção é indispensável para uma gestão de frotas eficiente. O recomendado é que ela ocorra de modo preventivo, pois assim os custos serão mais baixos. Contudo, os reparos emergenciais podem ser uma necessidade.

É fundamental ter precisão ao calcular esse indicador. Para esse fim, considere a média geral de despesas dessa natureza. Veja o quanto cada caminhão e condutor gastam, registrando esses valores.

Levante também a frequência de manutenção de cada máquina. Assim, você identifica quais modelos têm gerado mais problemas.

Incidência de multas

Apesar de ser resultado da desatenção ou negligência de motoristas, as multas são comuns. Em grande quantidade, elas podem trazer despesas impróprias e que afetam o planejamento financeiro.

Ter esse indicador bem equilibrado é crucial. Para isso, avalie a média de valor por penalidade, de forma mensal e anual, além da frequência média por condutor. Com esses registros, providencie mudanças e novas instruções.

O ideal é promover palestras de direção defensiva para diminuir a imprudência nos percursos. Mostre um relatório geral das multas que a transportadora teve que pagar para conscientizar a redução desses custos.

Sinistralidade

Esse indicador aponta a probabilidade de acidentes, colisões, quebras ou qualquer outra situação que possa gerar prejuízos ao veículo e, por consequência, uma elevação nos gastos.

Ele também contribui para o controle do índice de furtos, mostrando os prejuízos gerados em determinado período e de que maneira eles impactam nos resultados. É importante avaliá-lo por modelo de veículo, local dos acontecimentos, horários, entre outras circunstâncias. Esse estudo ajuda a detectar rotas de maior risco e que podem ser evitadas.

Satisfação dos clientes

A satisfação dos clientes é um indicador bastante preciso. Afinal de contas, se eles estão felizes com os serviços prestados, é sinal que tudo está sendo realizado da forma correta. Para analisar esse KPI, é necessário obter um feedback mais detalhado.

Portanto, acompanhe possíveis queixas sobre o prazo de entrega, determine o número de clientes que sua transportadora consegue conquistar/fidelizar e observe se existem reclamações sobre a preservação das mercadorias.

Boas avaliações permitem compreender se os recursos utilizados estão corretos. Do contrário, revise rotas, logística, embalagens usadas e qualquer outro ponto que tenha trazido algum feedback negativo.

Como um software pode ajudar na gestão de frotas?

Um sistema de gestão de frotas é essencial para gerenciar ações operacionais e estratégicas de uma transportadora. Esse software foi criado para gerar conectividade e solucionar as demandas do segmento de carga e descarga.

Veja a seguir como esse programa pode ajudar a sua empresa.

Redução dos custos de manutenção

A melhor forma de reduzir o custo com consertos é observar com atenção as variáveis referentes a esses gastos.

Se você descobre o número de componentes que deve comprar, evita desperdícios com itens extras e armazenamento. Sem contar que consegue negociar preços e valores melhores.

Para manter toda a frota em boas condições, é importante criar um plano de manutenção preventiva, a fim de amenizar a incidência de paradas, que geram prejuízos financeiros extras e comprometem os prazos. O sistema de gestão de frota torna esse monitoramento mais eficiente e preciso.

Automatização de processos

Diversas transportadoras fazem o controle de seus processos de modo manual, deixando as tarefas mais demoradas, complicadas e cansativas.

Por meio de inovações tecnológicas, você será capaz de otimizar as operações e realizar a gestão rápida, melhorando todos os serviços.

Ademais, graças à automatização de atividades, os procedimentos serão padronizados, o que permite suportar a expansão do negócio, promovendo uma escalabilidade eficiente e precisa.

Por fim, erros humanos serão diminuídos, reduzindo desperdícios com tempo perdido, gargalos operacionais e falhas de administração.

Acompanhamento detalhado de gastos

Programas dessa categoria permitem categorizar o controle de custos. Assim, além de simplificar a coleta de dados financeiros, o gerenciamento torna-se mais ágil e intuitivo.

Além disso, é possível compreender as médias de despesas por serviço prestado, veículo, período (dia, semana, mês etc.) e evento (abastecimento, conserto, gastos não programados).

Com isso, o acompanhamento detalhado de gastos operacionais é facilitado.

Aumento da produtividade

Quando você consegue, por meio de um sistema de gestão, organizar melhor suas atividades, o aumento da produtividade será natural.

Esse recurso é capaz de coordenar a programação da frota, evitando erros e perda de tempo. Também consegue avaliar a ociosidade dos veículos para fazer melhorias pontuais, revolucionando sua operação de transporte.

Segurança de dados confidenciais

Com uma visão mais ampla e centralizada da empresa, você obtém uma base de informações mais sólida, já que o software permite criar usuários com diversas atribuições e permissões, deixando todas as tarefas registradas e liberando acesso aos dados corretos para os profissionais certos.

Os registros confidenciais ficam muito mais protegidos, pois colaboradores operacionais não necessitam de alguns registros comerciais ou financeiros para realizar as atividades.

Graças a esse recurso, é possível identificar falhas ou até condutas mal intencionadas, o que evita fraudes e gera dados mais precisos do negócio.

Como usar a análise de dados e Business Intelligence (BI) a favor da gestão de frotas?

Ter um conhecimento mais apurado das informações para usá-las a favor da empresa é extremamente vantajoso. O Business Intelligence oferece dados estratégicos, confiáveis e em tempo real para otimizar as operações logísticas.

Entenda como a utilização de ferramentas de Inteligência de Negócios pode elevar a eficiência da sua transportadora.

Indicadores de desempenho dos veículos e condutores

Contar com centenas de registros dispersos em várias telas não é muito conveniente para os tomadores de decisão. Interpretar todos esses números em uma forma gráfica deixa a análise de dados muito mais ágil e proveitosa.

Para quem não gosta de perder tempo, essa rapidez é uma grande aliada no esforço por maior rendimento da empresa. Assim, você conseguirá agir com maior efetividade, evitando achismos e se baseando em dados concretos. Você pode aplicar o BI para chegar a indicadores de desempenho, como:

  • custo de abastecimento e valor do frete;
  • disponibilidade da frota;
  • índice de atrasos por mercadorias, por motorista, por rota;
  • retorno sobre investimentos feitos.

Visão ampla dos custos da frota

Você já se questionou sobre quais são as maiores dificuldades da sua transportadora e quais condutas deveriam ser melhoradas? Qual departamento tem gerado mais desperdícios ou, ainda, que trajeto traz mais problemas?

O BI pode conceder uma visão panorâmica e em tempo real do desempenho da empresa e do mercado. Dessa forma, você consegue se planejar melhor, bem como descobre o que é preciso desenvolver para se destacar.

É possível até mesmo criar notificações para que você seja alertado sempre que acontecer algo de diferente. Ainda que você não esteja conectado, o Business Intelligence trabalhará para você.

Criação de mapas inteligentes

Uma boa ferramenta de gestão de frotas conta com o magnífico mecanismo de roteirização, que define o melhor caminho para a entrega de produtos, gerando um percurso otimizado por toda a rota.

A capacidade de elaborar um mapa inteligente para gerir as entregas e os locais de parada do caminhão oferece uma boa porção de vantagens como:

  • redução do consumo de diesel;
  • diminuição de quilômetros rodados;
  • maior durabilidade de pneus;
  • abreviação de tempo de entrega;
  • cálculo mais preciso dos percursos;
  • menor desgaste de condutores;
  • evita congestionamentos e rotas perigosas.

Ao criar um roteiro, você consegue ter um controle superior sobre o fluxo de carga e descarga de mercadorias.

Tomada de decisão mais certeira

Em um mercado cada dia mais competitivo, a tomada de decisão é a chave para o sucesso. Porém, ela precisa ter respaldo analítico e racional, embasando-se em dados reais.

Desse modo, a velha planilha ou as anotações feitas em papel perdem de longe para um sistema de gestão de frotas, pois ele realiza um balanço geral do negócio, com relatórios dinâmicos e segmentados, concedendo um suporte sólido para as melhores decisões. Isso permite atuar de maneira hábil e imediata diante de informações online.

Como escolher um software de gestão de frotas ideal?

Entre as inúmeras opções no mercado, escolha um sistema de gestão de transporte que possa fazer um bom controle da frota e da distribuição de carga. Para isso, verifique se ele oferece as seguintes funcionalidades:

  • usabilidade do programa entre seus diferentes usuários;
  • emissão de documentos;
  • monitoramento do desempenho dos condutores e veículos;
  • comunicação com os motoristas;
  • rastreio de carga e descarga de mercadorias;
  • recebimento de alertas sobre riscos;
  • controle do tempo de parada dos caminhões;
  • medição do prazo de entrega de cada trajeto;
  • definição de rotas de múltiplos destinos e veículos em simultâneo;
  • sistema de atendimento ao cliente;
  • suporte técnico.

Ao escolher a ferramenta ideal para a sua transportadora, considere as necessidades da empresa, dos funcionários e da clientela. Tente compreender se, no seu negócio, há alguma restrição para a utilização do programa e como ele pode solucionar adversidades e gargalos.​

Como a gestão de frotas pode ajudar na redução de acidentes?

Conservar os caminhões em dia é indispensável para a segurança de suas atividades. Por meio do controle de frotas, é possível fazer uma gestão efetiva das operações mecânicas e, com o apoio do histórico de consertos, detectar reparos antes que eles comprometam a segurança.

Sem esse gerenciamento, não tem como monitorar os serviços efetuados e, desse modo, não é possível acompanhar e prever as manutenções exigidas para que o veículo circule com estabilidade.

Além disso, promover conhecimento nunca foi tão necessário como atualmente, e isso inclui os motoristas. Portanto, invista em treinamentos de direção defensiva para toda a equipe. Esse tipo de qualificação foca no aprimoramento da condução dos caminhoneiros para evitar acidentes e diminuir gastos.

O condutor defensivo é aquele que tem um comportamento preventivo e pacífico, sempre guiando com calma, civilidade e prudência. A segurança é o seu principal objetivo, independentemente das circunstâncias adversas presentes no percurso.

Com o apoio de todos os fatores mencionados ao longo deste artigo, você realizará uma boa gestão de frotas. Por trazerem bons resultados, essas práticas o ajudarão a construir uma administração bem fundamentada. É seguindo essas condutas que você construirá uma rotina competitiva em sua transportadora, obtendo resultados cada vez melhores.

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