Você já ouviu falar em CTe? Esse documento é fundamental para o dia a dia de caminhoneiros autônomos e transportadores, e é importante entender sua função. Afinal, trabalhar no ramo de transportes exige muito mais do que disposição para encarar as estradas do Brasil: é preciso estudar e manter-se informado sobre questões burocráticas.

Como qualquer prestação de serviços, o transporte de cargas deve atender a algumas regras tributárias e fiscais. Manter-se em dia com essas obrigações é o que garante uma atuação segura e longe de problemas com a fiscalização.

Diante da relevância do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) para o seu cotidiano, decidimos produzir um material completo sobre ele. A seguir, você conhecerá melhor esse documento eletrônico, entenderá sua função, suas vantagens, quem precisa emitir e muito mais! Continue a leitura deste artigo e tire todas as suas dúvidas sobre o tema!

Afinal, o que é CTe?

Já sabe o que é CTe? Muitos motoristas profissionais já ouviram falar nesse termo e até têm alguma noção do que ele seja, mas é necessário compreender, de fato, o que é o Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Como o nome sugere, estamos falando de um documento eletrônico que se relaciona à atividade de transporte de cargas. Ele foi criado para documentar essa prestação de serviços, especialmente para atestar a regularidade fiscal da operação.

Como você sabe, na venda e no transporte de mercadorias incidem diversos tributos, e esse documento é a maneira legal de comprovar o recolhimento desses valores e a regularidade do seu transporte.

É importante destacar que ele se destina a todos os modais de transporte, isto é, rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário. Seja qual for o meio de deslocamento escolhido, é necessário providenciar a emissão do CTe.

Outro ponto interessante é que ele tem validade em todo o território nacional. Por meio da assinatura eletrônica do emitente, os dados são confirmados pela Receita Federal e o documento cumpre sua função em qualquer localidade ou posto de fiscalização que o caminhão seja parado.

Assim, de maneira resumida e clara, o CTe é um documento eletrônico fundamental para o transporte de cargas. Ele atesta que a operação é legal e cumpriu com todas as obrigações fiscais inerente à atividade.

Qual é a origem desse documento?

A criação do CTe foi antecedida de muitos estudos e pesquisas sobre as necessidades do setor de transportes e, em especial, em relação às dificuldades que existiam para se fiscalizar a atuação das empresas e transportadoras no país.

Infelizmente, o transporte irregular e a sonegação de impostos são situações recorrentes e que prejudicam todo o sistema. Afinal, falamos de recursos que podiam ser investidos na melhoria das estradas e na própria segurança para os profissionais envolvidos.

Assim sendo, o Ajuste SINIEF 09 de 2007 criou o Conhecimento de Transporte Eletrônico. Essa foi a primeira norma a tratar do tema no país e determinou que os contribuintes do ICMS poderiam emiti-lo em substituição a uma lista de documentos — falaremos sobre eles no tópico seguinte.

Quais documentos fiscais o CTe substitui?

Muitos profissionais da área ainda não sabem, mas o CTe foi criado para substituir uma série de documentos. Em outras palavras, ele elimina a necessidade de emissão de diversos documentos e facilita a vida de quem trabalha no setor.

Antes, para comprovar regularidade com o Fisco o transportador precisava portar vários documentos. Hoje, basta ter o Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Essa é uma informação importante, não é mesmo? No entanto, ainda é preciso conhecer esses documentos que passaram a ser incorporados pelo CTe. Confira:

  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7;
  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
  • Conhecimento Aéreo, modelo 10;
  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 9;
  • Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas, modelo 26.

Esses documentos físicos deixaram de ser necessários com o surgimento do CTe, que é exclusivamente eletrônico. Trata-se de um avanço importante para a execução do trabalho, gerando mais agilidade, economia e segurança aos transportadores do país.

É importante destacar que aqueles documentos que não foram substituídos devem continuar sendo emitidos — caso contrário, a prestação do serviço pode ser considerada irregular.

Além disso, a legislação estabeleceu que, nos casos em que o CTe é obrigatório, quem contrata o serviço de transporte deve exigir a sua apresentação, sendo proibida a apresentação de qualquer outro documento em substituição.

Como funciona a emissão do CTe?

Você já sabe o que é CTe e quais documentos ele substitui, mas como funciona o Conhecimento de Transporte Eletrônico? Entender esse trâmite é importante para a sua profissão e pode esclarecer inúmeras dúvidas, por isso preparamos este tópico.

A seguir, veja tudo o que acontece para que o CTe seja emitido e tenha validade jurídica:

Geração do arquivo eletrônico

O primeiro passo é a geração de um arquivo eletrônico que contém todas as informações fiscais referentes à prestação do serviço de transporte. Esse documento é assinado digitalmente, o que significa que é necessário ter um certificado digital.

Transmissão do arquivo para a Secretaria de Fazenda

Após a geração do arquivo, ele deverá ser enviado via internet para a Secretaria de Fazenda. O órgão recebe e faz uma validação prévia no documento. Em seguida, em tempo real, envia um protocolo de recebimento ao emitente, que servirá como uma autorização de uso.

Análise da veracidade e do conteúdo do CTe

Antes de autorizar o uso do CTe, o órgão deve analisar os dados que foram apresentados e mais alguns elementos, como:

  • regularidade fiscal do emitente;
  • credenciamento do emitente atualizado;
  • autoria da assinatura digital;
  • integridade do arquivo digital enviado;
  • conformidade com o modelo exigido;
  • numeração e série do documento.

Disponibilização para consulta na internet

Depois que a Secretaria de Fazenda recebe o CTe, o documento é disponibilizado na internet para que o tomador e outros interessados que tenham a chave de acesso possam conferir sua autorização e autenticidade.

Transmissão para a Receita Federal

O passo seguinte é a transmissão do documento para a Receita Federal, que atua como um depositário nacional. Além disso, é providenciado o envio para a Secretaria da Fazenda do Estado do destino da carga, caso se trate de um transporte interestadual.

Impressão do DACTe

Depois de cumpridas essas etapas, pode-se imprimir o DACTe (Documento Auxiliar do CTe) em um papel A4. Esse documento acompanha a carga durante o transporte e deverá ser apresentado em caso de fiscalização. Nele, será possível saber a chave de acesso para consulta na internet e um código de barras, que facilita a atuação os órgãos fiscalizatórios.

Lembrando que o DACTe não é o CTe! Ele apenas serve para acompanhar a carga e facilitar que o documento eletrônico seja consultado de maneira rápida e segura.

Como saber se eu preciso emitir esse documento?

A primeira informação importante é que a emissão do CTe é obrigatória por lei. Significa dizer que a nossa legislação não dá margem de escolha aos prestadores do serviço de transporte de cargas. Mais do que isso, o descumprimento da norma pode gerar problemas com o Fisco e até multas.

Para saber se você está no grupo obrigado a emitir o CTe, é preciso entender um pouco o que diz a lei e a Receita Federal. Em um primeiro momento, a adesão ao modelo era voluntária e as empresas e transportadoras que se interessavam podiam se inscrever.

No entanto, em dezembro de 2011 foi publicado o Ajuste SINIEF 18/11, que trouxe a relação dos prazos para que a emissão desse documento se tornasse obrigatória para os seguintes modais:

  • 1º de dezembro de 2012

  1. rodoviário relacionados ao Anexo Único da norma;

  2. dutoviário;

  3. aéreo;

  4. ferroviário.

  • 1º de março de 2013 para contribuintes do modal aquaviário;

  • 1º de agosto de 2013 para contribuintes do modal rodoviário, que atendem ao regime de apuração normal;

  • 1º de dezembro de 2013, para os contribuintes

  1. do modal rodoviário que contribuem pelo Simples Nacional;

  2. cadastrados como operadores no sistema Multimodal de Cargas.

E o transportador autônomo?

Como é possível perceber, a lei trata das empresas de transportes. Desde dezembro de 2013 todas estão obrigadas a emitir o CTe para exercerem seu serviço em conformidade com a lei. Mas como fica a situação de quem exerce o trabalho autônomo?

Nesse ponto, vale destacar algumas questões importantes. Caso ele seja um MEI (Microempreendedor Individual), é comum que ele já emita Notas Fiscais de Serviço para todos os transportes que executa.

No caso do Conhecimento de Transporte Eletrônico, alguns estados já permitem que ele também emita esse documento, como São Paulo e Minas Gerais. Desse modo, além dos benefícios fiscais de ser um MEI, ele poderá desburocratizar a prestação do serviço, emitindo apenas o CTe.

É importante lembrar que esse transportador estará totalmente regular, e ao emitir tal documento, poderá exercer sua atividade em conformidade com todas as exigências para o setor, evitando problemas como multas, apreensão da carga e atrasos nas entregas.

Quais são os requisitos para emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico?

Quem deseja emitir o CTe deve cumprir alguns requisitos. Eles são essenciais para a realização do processo e garantem que o documento seja emitido de maneira rápida, segura e com validade jurídica.

Para que você se informe melhor e, caso seja do seu interesse, procure se adequar a essas exigências, selecionamos as principais providências a serem tomadas. Acompanhe!

Credenciamento para emitir CTe

É necessário se credenciar na Secretaria de Fazenda do estado em que você está localizado. Ou seja, se você atua no estado do Rio de Janeiro, deve procurar o órgão nesse estado, apresentar a documentação exigida e realizar o cadastramento.

Vale ressaltar que o credenciamento em um estado da federação não se estende aos demais. O que isso significa? Em resumo, se você atua no Rio de Janeiro e em Minas Gerais, deve providenciar o credenciamento nas duas Secretarias.

Providenciar um Certificado Digital

O Certificado Digital é uma ferramenta indispensável para a emissão do CTe. Como esse é um documento 100% digital, é necessário o uso de uma assinatura digital.

Vale lembrar que não é difícil conseguir essa ferramenta: basta procurar uma empresa que seja credenciada ao ICP-BR e apresentar um CNPJ (da empresa ou de MEI).

Ter acesso à internet

Esse é um requisito óbvio. Como todo o processo é realizado de maneira digital, é preciso ter um computador configurado para usar o Certificado Digital e com acesso à internet — mas esse não é um grande problema, já que a internet está cada vez mais popular no país.

Há ainda um avanço tecnológico interessante, que permite o uso do certificado no celular. Nesse caso, não seria necessário o uso de um computador, mas apenas de um smartphone com acesso à internet.

Informar os dados necessários

O CTe deve ser emitido com base em um modelo e por meio de um software, que pode ser desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte. Esse arquivo digital deve conter alguns dados importantes, como:

  • dados dos documentos fiscais relacionados à carga;

  • chave de acesso composto por um código numérico;

  • CNPJ do emitente;

  • número e série do CTe;

  • assinatura digital.

Qual é a melhor maneira de armazenar os CTes?

Tão importante quanto emitir o CTe é manter esses documentos armazenados em segurança. Isso acontece porque é necessário estar preparado para possíveis fiscalizações, evitando surpresas desagradáveis, como multas e suspensão de suas atividades.

Afinal, qual é a maneira mais eficiente e segura de armazená-los? Essa é uma dúvida comum entre as empresas de transportes, e a resposta pode estar na tecnologia.

Em geral, a criação desse documento é toda pautada em modernização. Por isso, o mais interessante é apostar em recursos online de armazenamento de dados e informações fiscais. Em vez de imprimir e guardar pilhas de documentos, o que você acha de ter tudo organizado em um arquivo digital?

Quem aposta nessa escolha consegue desfrutar de inúmeros benefícios, dos quais vale destacar:

  • economia de tempo para análise fiscal e contábil das atividades;

  • economia de infraestrutura, pois não há necessidade de arquivos físicos;

  • centralização das informações, que são acessadas rapidamente.

Qual é a importância do CTe para caminhoneiros?

Ser um caminhoneiro é um grande desafio. O cotidiano desse profissional é repleto de obrigações e obstáculos a serem superados, e cada dia mais é necessário que ele tenha habilidades e conhecimentos diversificados.

Engana-se quem acredita que para obter sucesso nessa área basta comprar um bom caminhão e investir em planejamento de rotas. Esse objetivo é mais complexo do que parece e pede que o caminhoneiro esteja atento a todas as questões que podem influenciar na sua rentabilidade e produtividade.

Conforme vimos ao longo do post, o CTe é um documento que veio para simplificar a fiscalização no setor. Quem atua dentro da lei e se preocupa com segurança no transporte e em recolher todos os impostos devidos nessa operação pode encará-lo como um aliado — afinal, a intenção é demonstrar que o serviço está sendo executado dentro da lei.

Sabe aquele ditado que diz que quem não deve não teme? Pois bem, nesse caso trata-se de facilitar a fiscalização e demonstrar, de maneira clara e segura, que você atua dentro da lei.

Em uma análise mais profunda, podemos dizer que isso ajuda a melhorar sua imagem no mercado e transmite confiança aos seus clientes. Imagine o quanto pode ser positivo demonstrar aos seus parceiros que você recolhe seus impostos e que o transporte será executado livre de problemas com a fiscalização!

Em um mercado repleto de concorrentes, ser um profissional sério e responsável é um grande diferencial competitivo. Por isso, se você deseja ter bons resultados, aumentar seu número de fretes e atuar de uma maneira mais tranquila e segura, emitir o CTe é uma excelente decisão.

É necessário deixar claro que, no caso de o caminhoneiro ser contratado por uma transportadora para executar o transporte, a responsabilidade pela emissão do documento é da empresa.

No entanto, isso não significa que ele deva realizar a viagem sem o documento. Na verdade, é importante conferir se o CTe foi emitido e portar o DACTe, pois isso vai evitar problemas durante o trajeto e contribuir para um transporte mais rápido e seguro.

Quais são as principais vantagens do CTe?

Desde que passou a ser obrigatório em todo o país, em 2013, o CTe trouxe benefícios importantes para o setor de transporte de cargas. Como você sabe, essa é uma área que já enfrenta muitos desafios, e é importante que alguns deles sejam minimizados pouco a pouco.

A questão da fiscalização da carga que circula diariamente nas nossas estradas sempre foi um problema. Aliás, mesmo com os avanços, sabemos que a quantidade de transportes ilegais ainda é grande, e isso acaba prejudicando quem atua dentro da lei.

Por outro lado, o CTe é um avanço importante e que merece ser destacado. Veja, a seguir, os principais benefícios conquistados com a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Redução de custos

Quem não gosta de reduzir os custos de sua atividade, não é mesmo? Em geral, quanto menor é o gasto operacional, maior será o seu lucro — por isso é importante ficar atento a estratégias que contribuam para essa situação.

Como o CTe é um documento totalmente digital, quem o emite não precisa gastar com impressão e armazenamento físico. Pode parecer pouco, mas acredite: isso pode representar um corte de gastos importante!

Redução do tempo de viagem

Um dos fatores mais importantes para o transporte de cargas é o cumprimento do prazo de entrega. O consumidor é exigente em relação ao tempo que demora para receber seu pedido, e isso acaba sendo transferido para o transportador.

No entanto, o que se percebe é que o CTe contribui para mais agilidade nas viagens. Com o documento, o tempo necessário nas paradas dos caminhões em postos de fiscalização é bem menor.

Essa simplificação do processo de fiscalização é uma das vantagens desse documento. Se analisarmos todo o tempo economizado, veremos que o caminhoneiro ganha algumas horas no fim do mês.

Redução de erros

Processos manuais são sempre mais arriscados do que os automatizados. Aliás, uma das maiores contribuições dos avanços tecnológicos para a área profissional é a redução de erros e falhas comuns em atividades manuais.

No caso do CTe, o preenchimento digital dos dados reduz consideravelmente as chances de falhas de escrituração, e consequentemente a possibilidade de sofrer penalidades em razão de tais erros.

Melhoria da gestão do transporte de cargas

Gerenciar os dados dos seus fretes se torna muito mais rápido e seguro com o uso do CTe, visto que o documento atesta o cumprimento das obrigações fiscais e, conforme vimos aqui, substitui vários documentos que eram obrigatórios.

Perder tempo com questões burocráticas influencia na sua competitividade. Por isso, é importante apostar em métodos que simplifiquem essas tarefas e permitam que o foco se mantenha na sua atividade principal: o transporte de cargas.

Este post trouxe muitas informações relevantes sobre o CTe. O documento é muito importante para o transporte de cargas, mas ainda assim existem muitas dúvidas sobre ele.

Na verdade, assim como todas as regras relacionadas à tributação, é comum que surjam dúvidas. Os termos e as diversas exigências fazem parte de uma burocracia que, apesar de tudo, é necessária para a melhoria da atividade no país.

Por isso, de uma maneira simples e completa, buscamos abordar os pontos mais importantes sobre esse documento para que você se mantenha informado e preparado para cumprir com tal regra.

É sempre bom enfatizar que o caminhoneiro deve se preocupar com essas questões, pois elas podem prejudicar sua atuação no mercado, gerando multas, atrasos em suas viagens e até uma perda de reputação perante seus clientes.

Sem dúvidas, conhecer e cumprir com a legislação é uma atitude de profissionais de sucesso, e esperamos que este material possa contribuir com o alcance dos seus objetivos. O CTe, conforme visto, foi criado para simplificar a fiscalização, além de gerar benefícios a toda a atividade de transporte.

Assim sendo, aproveite todo o conhecimento adquirido para se manter livre de problemas com o Fisco e continuar a realizar viagens seguras e regulares.

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