Como calcular o custo do KM rodado de um caminhão: passo a passo

Todo caminhoneiro ou frotista precisa saber como calcular o custo do KM rodado de seus caminhões. Essa conta é importantíssima para planejar-se financeiramente, levantando todas as despesas de operação e tendo a exata noção sobre seus ganhos reais. Sem esses números, os caminhoneiros podem perder dinheiro sem nem saber para onde ele está indo.

Esse é um dos motivos pelos quais tantos profissionais, proprietários de caminhões, têm dificuldades financeiras. Ao não considerarem o total gasto por KM rodado, o valor cobrado pelos serviços pode estar baixo demais para as suas capacidades. Por outro lado, deixam também de entender melhor as suas despesas para poderem administrá-las e, assim, aumentarem os lucros.

Por isso, neste artigo, mostraremos um passo a passo para o cálculo do custo real da rodagem de um caminhão. Se você é caminhoneiro ou frotista e quer parar de passar por dificuldades financeiras, não deixe de ler!

Benefícios de calcular o custo do KM rodado

Como já dissemos, fazer o cálculo do custo do KM rodado é importante para saber se não está havendo prejuízos, no final das contas, com o valor cobrado nos fretes. Ao somar todas as variáveis de gastos da operação e da perda de patrimônio, o profissional tem uma clareza maior sobre as suas despesas, mesmo aquelas menos aparentes.

Também é um meio de conhecer melhor os seus custos e entender quais são os grandes vilões para a sua lucratividade. Se um caminhão está dando despesas excessivas em manutenção ou consumo de combustível, por exemplo, pode ser uma boa hora para a troca do veículo.

Esse cálculo fica ainda mais vantajoso para quem tem mais de um caminhão. Isso porque, apesar de as receitas e do patrimônio serem maiores, o mesmo ocorre com despesas.

Vantagens do cálculo do custo do KM rodado para frotistas

Para o frotista, calcular o custo do KM rodado chega a ser até mais importante, pois essa conta permite saber quanto um veículo está consumindo de verba para realizar os fretes. Além disso, considera os gastos, inclusive com a perda de valor do patrimônio, que ocorre com a depreciação dos caminhões e com a mão de obra dos condutores.

Contudo, esse é um trabalho grande, que pode demandar muito tempo do proprietário, ainda mais se também for caminhoneiro. No entanto, não fazer os cálculos é receita certa para perder dinheiro, sendo atropelado por custos “invisíveis” e pela inflação.

Por isso, o proprietário que esteja tendo dificuldades deve buscar alternativas como a terceirização da gestão da frota e o auxílio de consultorias e pacotes de serviços. Dessa forma, a contratação desses profissionais, além de aliviar uma parte das responsabilidades, pode reduzir despesas e tornar seu negócio mais lucrativo.

De qualquer maneira, como já frisamos, é essencial calcular o custo do KM rodado dos veículos. A seguir, portanto, mostraremos o passo a passo para ajudar você nessa tarefa. Confira!

Os 3 passos para calcular o custo do KM de cada caminhão

Basicamente, são necessários 3 passos para calcular o custo real do trabalho com um caminhão. Primeiro é preciso computar os custos fixos, depois, os variáveis e, por último, dividi-los pela soma dos KMs rodados, especificando um período para esses cálculos. Nos exemplos abaixo, usamos um mês como base, mas isso pode mudar de acordo com suas necessidades.

Além disso, é importante refazer as contas de tempos em tempos para saber se não houve mudanças significativas nos custos, exigindo um reajuste nos valores cobrados. Vejamos, então, como cada passo funciona e quais itens devem ser observados em cada etapa.

1º Passo: calcule os custos fixos

Os custos fixos são aqueles que se mantêm por um período sem mudanças, não importando se o veículo está parado ou em serviço. Entram nesse cálculo os impostos, os prêmios dos seguros dos caminhões, entre outros. Abaixo, vamos falar um pouco sobre os principais custos fixos e mostrar como calculá-los.

Impostos sobre os caminhões

São os impostos como IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores), DPVAT (seguro obrigatório), licenciamento e quaisquer outras taxas públicas obrigatórias para a prestação dos serviços e pagas diretamente pelo proprietário do caminhão (como a taxa de inspeção veicular ou ambiental).

Cobrados na maioria das vezes anualmente, o montante pago em impostos deve ser dividido por 12 ou pela quantidade de meses da periodicidade (se pago a cada 6 meses, divide-se o valor por 6), para poder obter seu custo mensal. Por exemplo:

IPVA: R$ 4.500,00 anual ÷ 12 meses = R$ 375,00 mensais

Seguros veiculares

Com os prêmios dos seguros dos caminhões, valores pagos à seguradora anualmente por seus serviços, o mesmo cálculo deve ser feito, dividindo o valor total dos contratos por 12. Se o caminhoneiro optou pela chamada “proteção veicular” de uma associação, os valores já são mensais e não é preciso dividi-los.

Depreciação

É o valor da perda patrimonial com o desgaste do veículo e sua desvalorização no mercado. Para saber o custo da depreciação do caminhão, o caminhoneiro pode conferir, anualmente, o seu preço médio de mercado por meio da tabela Fipe e calcular as diferenças. Veja um exemplo:

Scania R-440 A 4×2 Highline E5 ano/modelo 2015:

• valor em setembro de 2016: R$ 313.577,00;
• valor em setembro de 2017: R$ 291.781,00;
• custo da desvalorização: R$ 21.796,00.

Assim, conforme o exemplo acima, o caminhão teve um custo de R$ 1.816,33 mensais no período de um ano.

Além da desvalorização de mercado, é preciso somar os gastos fixos com revisões, se houver. Ou seja, se o veículo, independentemente de suas condições, passa por uma revisão a cada três meses, o valor do serviço deve ser dividido e somado ao da desvalorização.

Outros custos fixos

Se houver outros custos fixos para o negócio, eles devem ser somados no cálculo também. Nesse caso, entram os valores pagos para o rastreamento do veículo e planos fixos de telefonia celular para o uso de GPS e internet, por exemplo.

2.º Passo: calcule os custos variáveis

Os custos variáveis são os que oscilam de acordo com o uso dos caminhões. Ou seja, evoluem proporcionalmente à quantidade de KM rodados e serviços prestados. Veja, abaixo, os custos variáveis mais comuns para um caminhoneiro.

Manutenção preventiva

A manutenção preventiva do caminhão acontece com as trocas de componentes recomendadas pela fabricante do veículo. A vida útil das peças é calculada com base em KM rodados. Assim, quanto mais o caminhão trabalha, maior será a necessidade de substituições e maiores as despesas.

Estão inclusos nos custos de manutenção preventiva as substituições de peças de desgaste (como pastilhas e lonas de freio, correias e coxins), filtros, rolamentos, suspensão, velas e bateria, e serviços de alinhamento e balanceamento de pneus, troca de óleo lubrificante e fluido de arrefecimento, por exemplo.

Pneus

Recomenda-se calcular os custos com pneus à parte da manutenção preventiva, pois eles apresentam um desgaste incomum, que varia bastante conforme o uso, a conservação e as condições das vias.

Assim, deve-se dividir a despesa com cada troca de pneus pela quantidade de meses de duração dos itens substituídos. Ou seja, se o par de pneus dianteiros rodou por dez meses, o valor da troca será dividido por dez e somado às despesas de cada mês.

Combustível

É importante ter o controle de todos os gastos com combustível do caminhão, pois eles representam uma grande parcela dos custos por KM rodado. Guarde todas as notas e cupons fiscais e some o montante de cada mês separadamente.

Gastos com pedágios

O mesmo procedimento deve acontecer com os pedágios. Guarde os comprovantes de pagamento e some os valores gastos durante o mês.

Seguro da carga

O seguro para a carga transportada, também chamado de seguro de responsabilidade civil, é obrigatório para todo serviço de frete. Ele cobre quaisquer avarias ou perdas que aconteçam aos produtos que tenham sido originadas por responsabilidade do caminhoneiro.

Os valores pagos nos seguros para as cargas no mês devem ser somados. É interessante, inclusive, pegar o montante pago em um período maior e dividir, por exemplo, por três meses, para tirar uma média mensal mais representativa.

Despesas diversas de viagem

Despesas necessárias para concluir as viagens como hotéis, pontos de parada e restaurantes também devem ser incluídas. Afinal, sem elas, seria impossível prestar o serviço e, portanto, são relacionadas ao custo do KM rodado. Devem ser somadas ao longo do mês.

3.º Passo: Calcule o custo do KM rodado

Agora que você já sabe os seus custos mensais, é preciso somar a quantidade de KM rodado em um determinado mês. Esse valor será o divisor para o custo levantado para aquele mesmo período. Vamos a um exemplo para ilustrar:

• custos no mês de fevereiro de 2017: fixos de R$ 15.000,00 e variáveis de R$ 20.000,00;
• total de KM rodado no mês de fevereiro de 2017: 10.000 km;
• custo por KM no período: R$ 35.000,00 divididos por 10.000 km é igual a R$ 3,50 por KM rodado.

Com esse cálculo, fica mais fácil conferir se os valores cobrados por KM para os fretes de um caminhão estão cobrindo seus custos e, principalmente, se estão gerando renda suficiente para pagar as contas pessoais e manter a qualidade de vida da sua família.

No entanto, há certas diferenças no cálculo, a depender do tipo de profissional que você é, pois os custos e os ganhos mudam. Confira no tópico a seguir algumas particularidades de cada tipo de caminhoneiro e veja qual se encaixa melhor no seu caso.

 Calculando o custo do KM para autônomos, agregados e frotistas

Independentemente se você é um caminhoneiro autônomo, se trabalha como agregado ou se tem uma frota com dois ou mais veículos, o custo do KM rodado precisa ser calculado, pois é o valor que será a base para administrar seus negócios.

Afinal, é necessário conhecer suas despesas para poder quantificar os preços dos serviços e tomar atitudes para que elas reduzam. De qualquer forma, o método é o mesmo que apresentamos acima: pegar os custos de um período e dividir pela quantidade de KM rodados nesse mesmo tempo.

Veja, abaixo, algumas das características específicas dos cálculos para cada um dos três tipos de atuação profissional de um caminhoneiro.

Autônomo

Como caminhoneiro autônomo, sem vínculo com nenhuma empresa, você é o responsável por encontrar embarcadores e conseguir fretes para trabalhar, bem como cuidar do caminhão, seu patrimônio e ferramentas de trabalho.

Também é você quem deve colocar os preços para seus serviços e saber se está conseguindo lucrar. Por isso, os cálculos precisam ser bem-detalhados e a organização é imprescindível para não se perder entre os números. Uma dica é utilizar uma planilha de cálculo dos custos do frete para conferir se as viagens estão valendo a pena.

Afinal, de nada adianta cobrar barato, trabalhar muito e não sobrar nada no final do mês ou, ainda, não ter como fazer a manutenção correta do caminhão nem conseguir trocá-lo quando for necessário. Tanto uma situação quanto a outra podem significar a falência do “negócio próprio”, fazendo com que o caminhoneiro precise buscar trabalho como empregado.

Agregado

Para um profissional que agrega seu caminhão na maior parte do tempo, o cálculo muda um pouco, pois fica na dependência de quanto a empresa agregadora está pagando e quais itens ela se prontificou a arcar ou dividir.

Por exemplo, há casos em que a empresa fica responsável pelo combustível, pelos pedágios, pelo seguro da carga ou pela mão de obra dos ajudantes. Esses valores, portanto, devem ser tirados do cálculo se pagos separadamente ou mantidos, se o reembolso for feito embutido na quantia paga pelos serviços.

Depois, é preciso conferir se o montante que você está recebendo, uma média mensal da soma de diárias e entregas realizadas, está compensando seus custos com a propriedade do caminhão e ainda dando lucro suficiente para o sustento de sua família.

Frotista

Já para um frotista, tudo vai depender de como os caminhões são utilizados, além dos custos de serviços contratados para a frota, como a gestão terceirizada ou pacotes de serviços de manutenção ou de auxílio mecânico.

Os tipos mais comuns de uso dos veículos são:

• com motoristas contratados trabalhando como autônomos para o frotista;
• com motoristas contratados trabalhando como agregados para o frotista;
• caminhões alugados para caminhoneiros.

Cada caso é uma situação. No primeiro, o valor pago aos caminhoneiros contratados deve ser adicionado ao cálculo do custo mensal para ser dividido por KM rodados. O frotista é o responsável por todas as despesas e todos os contratos, o que torna mais trabalhosa a gestão da frota.

No segundo caso, os valores recebidos e o fluxo de serviços são mais estáveis, dando maior segurança para arcar com as contas. Porém, eles podem não ser suficientes para pagar os caminhoneiros, custear os caminhões (desvalorizações, seguros, impostos e manutenções) e, ainda, dar lucro.

Já no último caso, o valor cobrado de aluguel precisa cobrir as despesas fixas do caminhão que ficarem sob sua responsabilidade. Uma das que não há como fugir é o custo da depreciação dos veículos.

Como otimizar o controle dos custos com despesas do caminhão

Agora que você aprendeu um pouco mais sobre o cálculo de custo de KM rodado, está na hora de você conferir algumas dicas do que é possível fazer para ter um melhor controle de custos do seu veículo e, ao mesmo tempo, reduzir as suas despesas, para que você consiga economizar nas suas viagens.

Telemetria

A telemetria é uma tecnologia que ajuda a ter uma visão diferenciada dos caminhões por meio de indicadores. É possível coletar diversas informações sobre os veículos enquanto estão viajando, permitindo conhecer diversas características sobre eles e, consequentemente, saber o que pode ser otimizado e reduzido.

Essa é uma tecnologia que já vem sendo utilizada em muitas frotas, tendo em vista os benefícios que ela pode trazer. Um deles é a possibilidade de ter uma avaliação do desempenho dos motoristas, entendendo se eles estão tendo uma boa postura no trânsito, gastando mais combustível do que o necessário, escolhendo boas rotas etc.

Por meio da telemetria é possível saber quanto cada veículo está gastando de gasolina e, assim, aplicar estratégias para minimizar o seu custo. Outra funcionalidade é a medição da temperatura do sistema mecânico, o que pode indicar a necessidade de uma manutenção preventiva, evitando que o veículo realmente comece a dar defeito, o que encarecerá o seu conserto.

Outra maneira de, indiretamente, reduzir custos, é conseguir analisar a velocidade dos motoristas enquanto estão na estrada. Caso eles estejam muito acima da velocidade ideal ou o clima da região estiver chuvoso ou propício a acidentes, é possível notificar os motoristas em tempo real, evitando esse problema.

CRM

Já o CRM (Customer Relationship Management) também permite que o caminhoneiro, bem como a sua frota, consigam reduzir custos. Por meio dele, é possível criar relatórios periódicos dos caminhões, além de inserir e armazenar informações importantes sobre eles, conseguindo avaliá-los e encontrar oportunidades de economia.

O CRM também faz com que não seja necessário utilizar planilhas ou papel para fazer essas análises e acompanhamento dos caminhões, já que será possível realizar essas atividades pelo programa a qualquer horário e, em muitos casos, de qualquer lugar. Isso ajudará a otimizar o tempo da sua equipe.

Assim como a telemetria, o maior controle sobre o uso dos caminhões permitirá evitar problemas mecânicos no veículo: o gestor poderá saber quando uma análise do veículo pode ser necessária e marcá-la com antecedência. Também será possível entender quais caminhões estão com um maior consumo de combustível para que as causas desse acontecimento sejam investigadas.

Esse programa também permite a realização de marcações dos pontos de rota, assim é possível ter uma melhor gestão de combustível, fazendo com que os motoristas percorram o caminho mais rápido e seguro, chegando em seu destino mais rapidamente e, consequentemente, utilizando menos gasolina para isso.

Além disso, o CRM pode promover uma melhor relação com os seus clientes e fornecedores, fazendo com que a sua empresa de transporte seja sempre lembrada e tenha um bom relacionamento, o que poderá gerar fretes e entregas mais recorrentes com essas organizações que já conhecem e gostam do seu serviço.

Como vimos, é de extrema importância para um caminhoneiro ou frotista saber como calcular o custo do KM rodado de seus caminhões. Esse cálculo permite que o profissional conheça melhor os seus números e cobre preços mais justos. Além disso, facilita identificar suas dificuldades para poder buscar alternativas para a gestão dos veículos e, assim, aumentar seus lucros.

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